《论语·魏灵公》上有这样一句话，“工欲善其事必先利其器。”孔子告诉子贡说，一个做手工工艺的人，要想把工作做的完善，应该把工具准备好，这是的孔子对子贡说的一句话。
许多经销商，在管理、拜访或者和他说话，往往出现一些问题，这些问题是什么呢，就是销售人员手上没有任何资料数据分析。所以，要把一些基本的信息，通过一些档案，来进行有效的分类和管理。
一、经销商档案
如何更好地促进和他人的关系，是一门艺术，日常生活中我们发现，对一个人了解的多一些，交流也会更为深入，和经销商的交流也是如此，只有了解了经销商的基本信息，才能更好地和他讨论、沟通。
1.基本内容
经销商档案，见下表：
经销商档案
经销商类别：
公司名称 经销商姓名 电话 加入日期 员工人数 办公面积 地址 年龄 手机 经商时间 员工素质 仓库面积 文凭 传真 注册资金 员工培训 服务水平 去年经销商总营业额 客户类型（流通终端型） 主要经销区域 运输工具数量 销售记录 时间 去年同期销售 去年本公司产品营业额 主要经销品种 经销竞争品牌 今年销售计划 售 实际完成销完成百分比 实际回款 1月 „„ 12月 合计 这是管理经销商的一个最基本的工具，包括公司名称，经销商的姓名年龄、文凭、电话手机，以及加入日期，经销时间，注册资金，员工人数，员工素质，服务水平，去年的销售额、营业额，去年公司产品的营业额，客户的类型，主要的经销品种，主要的经销区域，经销竞争品牌，运输工具的数量，还包括销售的记录：去年同期的销售，今年的销售计划，实际完成销售，完成百分比，实际回款。
2.作用
经销商档案的作用是什么呢，第一，他可以让你迅速了解个人信息，包括经销商的生日，销商的年龄，文凭，个人的信息一目了然了；第二可以了解这个经销商公司的相关信息，包括注册时间，包括有没有注册的营业执照，包括他的注册的资金的多少，是10万、50万还是200万，包括员工人数、经销商的类型、仓库面积及整个经营场所。
档案建立后，即使交给新的销售人员，他也能迅速地了解经销商的全貌，最重要的是了解了销售信息，包括他的历史销售额，一经分析，就必须一下子把这个经销商2008年、2009年1月份到12月份的销售额度了解清楚。这个数据是一份有利的资料准备和储备，也有利于预测今年的销售额度。每一个经销商的档案打印成一张A4纸，把它放到文件夹里面，随时可以查阅。对于出差带电脑的人员，完全可以把它放到电脑档案里，这是第一个工具——经销商档案。
二、月度销售计划分配表（见下表）
销售目标是销售人的中心，从年销售计划、季度销售计划、月销售计划到周销售计划。做好月度销售计划，对管理经销商可以起到很大作用。
月度销售计划分配表
2010年1月河北省经销商销售任务分配表
经销商名称 经销商1 经销商2 经销商3 经销商4 经销商5 销售任务 15万元 20万元 10万元 18万元 12万元 经销商名称 经销商9 经销商10 经销商11 经销商12 经销商13 销售任务 30万元 10万元 8万元 12万元 18万元 经销商6 经销商7 经销商8 小计 26万元 32万元 25万元 158万元 经销商14 经销商15 经销商16 小计 22万元 28万元 35万元 163万元 2010年1月河北省区域经销商销售任务合计321万元 1.基本内容 图表是2010年1月，河北省经销商销售任务分配表。作为销售人员，每个月所管理的经销商会有一个任务量，每个任务量要清清楚楚、明明白白地写上去。如果有计划，每年都会有这个表格，如果年初没有计划，必须在这个月底把下个月的新计划迅速地制定出来，然后分配下去。
2.作用
这个表格有什么作用和意义呢？ （1）明确每个经销商的任务
做销售的核心就是要做销售目标，目标是经营工作的中心，要明确每个经销商的任务。每年，我给近100多家企业的经销商进行培训，发现一些很严重的问题。很多企业，比如乳制品行业，经销商基本上是没有月返利的，没有月返利的经销商可以想象他是没有月销售计划的，因为没有月返利，也就失去了让经销商完成这个任务的一个有利的诱惑武器和工具。有许多经销商没有月返利，但是很奇怪，厂家告诉我他的销售员工有任务，有月度销售任务，奇怪之处在于销售员工的任务怎么能够执行下去呢，经销商没有但员工有，这不是捏着鼻子哄眼睛吗！我国企业，经销商管理的现状目前还处于层次比较低的水平，只有那些做得比较优秀的企业，才能够得到迅速、健康的发展。
经销商迅速发展，从一个新兴企业，一个小企业十年之内做到几十个亿，上百个亿的大有在，比如立白的陈凯旋，就是靠经销商迅速发展，把一个新兴的立白，一个日化产品迅速做到全国知名度、美誉度和市场占有率非常高的企业。另外，包括格力空调，也是和经销商之间的博弈中，确保经销商的利益。有一句话叫做谁与经销商过不去，就是与我过不去。想想看，只有在好的氛围下，经销商才会拼命地去干。
【案例】
1994年格力品牌销售4个亿，由于年终返利和淡季贴息，一下子返了接近1个亿给经销商，经销商投桃报李，1995年1年的时间，一下子销售额翻了近7倍，达到了28个亿。所以没有对经销商一种利益的诱惑，怎么可能有销售额大幅度的提升。
一个月度销售计划表可以检验企业在管理经销商水平的高低，它可以明确每个经销商的任务。
（2）确定销售重点客户
经销商有大有小，有做的非常好的，也有一般的。对于重点客户如何确定呢，在我们的销售任务中，通过记录一经比较分析，就会从数值上得出很多信息，从而找到重点客户。
（3）确定完成任务有困难的客户
通过表格可以发现，去年同期销售绝对值差额不大的说明完成了任务，如果发现今年的任务和去年的实际完成差额比较大，这个经销商在本月的任务相对来说可能比较困难。表格能够迅速确定这些重点客户，或有困难的客户，另外可以从销售目标看出，哪些经销商的额度很大。比如，图表里的经销商16，他的额度是35万元，是最高。他对整个区的贡献最大，就相应地成了管理的一个重点。
三、月度拜访行程表(见下表)
【案例】
四川绵阳地区，春节后给50多位业务员每人发了一台新的手机，业务员很高兴，过年了给公司发一台手机，结果一使用发现这是含有GPS定位系统的手机。GPS定位系统的手机，让公司随时随地都知道你现在到哪儿去了，随时随地都能了解你的动向，报纸上曾报道过。
基层销售人员拜访行程表
填表人：销售区域：月份： 销售计划：回款计划：费用计划：
一 二 三 1 地点： 目的： 5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 四 五 六 日 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 本月工作重点：_________________________________________________。 直属上司确认：_________________________________________________。 本行程表一式三份，执行人一份，直属上司一份，公司行政部（人事部）一份。此表上的行程、地点和目的作为上司和行政部门抽查员工工作现状的依据。 许多企业没有月度拜访行程表，从而出现了一些问题。有了拜访行程表，对销售人员行程的监督就变得简单而且有效。
1.基本内容
我的客户中一位董事长也跟我说过一句话，他说梅顾问我跟你说件事，我说什么事，他说我有近28个省区的经理，省区经理一回到公司，我心里就踏实，我说为什么，他说他们
在我的面前，我看得见他们在干什么，上厕所吃饭我都知道，一出差我心里就慌，为什么，他出差后干什么去了不知道。
【案例】
有一个人，是公司的销售人员，他跟我说梅顾问，你知道吧。他说贴心窝的话，说完不成销售任务就拿不到奖金，我上有老下有小，31岁基本工资才两千，我拿不到这个奖金怎么办呢！我问怎么办？他说我有一个好方法，但是你不能告诉别人。我说什么方法，他是管哈尔滨的，他说我每天补助120块钱，120块钱吃喝拉撒还要住，我发现有个赚钱很好的方法，一个吃喝拉撒24小时可以提供吃免费吃住的地方，就是哈尔滨的一个澡堂，一天只要30块钱，包吃包住还包洗桑拿，30块钱一天，每天120块钱减30，节约90块钱，一个月就节约2700块钱，加他的2000元基本工资，一个月可以收入4700。
有些销售人员“赚钱有方”，说明一个什么问题，说明行程拜访没有进行严格的控制，后来我建议并帮这个董事长做了这个工具，自从有了这个工具后，董事长心里踏实了，因为每个人做这个表格，大区经理还要做汇报，你到哪里去，一天干什么，去的目的是什么。比如，1号我要去哪个经销商处，我的目的：第一我要帮他盘存库存，你不一定做很多事情，就帮他盘存，这样董事长心里有数了，上办公室一抽这个行程表，一抽叫张军的，把它拿过来，1号在干什么，一看到哈尔滨，马上给哈尔滨经销商打个电话，王总麻烦你请我们的业务员小张接个电话。假如这个小张没来，一下子不就穿帮了。整个行程表填完后不仅仅是你要自律，更重要的是可以成为企业监控的一个有利工具和手段，所以它既可以给人事部，也可以给你的上级领导随时抽查。假如这个小张确确实实在，好马上让小张接了这个电话，干什么，正在盘存，OK你是按照整个行程表来做。
2.作用
我在北京的一家公司做顾问，他们也在做这个表，存在的问题是做了但不按这个表去做，写这个表的时候，眼睛一闭瞎写，结果真正执行时泡汤了，说明管理还没有处在精细化的阶段，是一个粗放的阶段，也就是说你填这个表的时候，没有想到你的工作内容是什么，如果说填了这个表，没有按这个表的内容去做，说明销售员的效率还低。员工每天每个月拜访的时候，是不是用心去思考了该怎么去拜访。这个表格的作用有：
（1）做到事先有计划的拜访
计划非常重要，很多情况下出现没按计划拜访，说明管理还太粗放。
《孙子兵法》说，“夫未战而妙算胜者得算多也，夫未战而妙算不胜者得算少也，是故胜兵先胜而后求战，败兵先战而后求胜。”什么叫胜兵先胜而后求战，就是带兵打仗我赢了，叫胜兵先胜而后求战，然后说胜兵先胜，我还没去打的时候，我就筹划我已经赢了，我再下去打仗，这往往是百战百胜的。败兵先战而后求胜，就是这些部队一边打一边祈求胜利，抽签祈求这个战争的胜利。实际上销售人员在出差之前，这个表格不做好，这个表格不用心去思考，也就是说胜兵先胜你都没胜，然后跑出去，你怎么可能有高效呢。
（2）明确每天的工作重点
每天干什么这很重要。我在外资企业工作十几年，这个表基本上做了十几年，这个表格是必须要做的，下属也要做，管理下面就是靠这个东西，这就是眼睛。没有这个表格，你就没有眼睛了。
有的业务员在跑业务的时候干什么，往往是睡大觉，早上打个电话，喂你在干什么，怎么嗓子是哑的，对不起我在感冒，实际上我们都知道，这个人睡懒觉还没起床，嗓子还处于嘶哑的状态，这种管理失控的情况，就是没有用工具。
一个业务员，基本工资2000块钱，加上每天的补助100块钱，一个月3000，3000加2000共5000。这个表不做，一个业务员就损失5000，10个业务员就损失5万，100个业务员就损失50万，就是没有这个表格，损失了50万，因为没有计划就变成了一种损失。
（3）便于上级管理与监督
上级做完了拜访行程表后，还有直属上司确认。这个表格做完了要和直属上司一个一个地沟通，为什么？有些销售人员总是出现这些问题：喜欢拜访同一个经销商，比如两个人说话投缘的、喝酒的、听话的经销商。
【案例】
我原来管下属的时候，发现一个小伙子三十一二岁，总喜欢跑到一个地方去，我说怎么老喜欢跑这个经销商，什么原因，最后跟他跑了一次，我也想去了。因为这个经销商是夫妻两个做，跟公司合作很好，尤其是他老婆长得挺特别漂亮，三围很好而且待人客气，非常不错。每次去了后，除了工作之外还好酒好菜，老婆还一边给你丢个眉眼，你说你想不想去。我想说以后你就别去了，我来代替你去就行了。这也是出差行程当中没有进行严格监控，导致销售人员不断地重复到同一个地方去。
要想更好地监督，把表给监控人员，你的上司，销售总监，总经理，董事长。手里有直属下属的一张表，他就跑不到那里去了，你就不会用GPS定位系统，用这干啥，没有用。
四、月度工作总结表（见下表）
每个人都在不断总结自己的工作，从而得到更多的经验。销售人员更是如此，每月有没有完成自己的计划目标，没有达成目标的原因是什么，改如何解决？
月度工作总结表
填表人：销售区域：月份：
考核内容 计划目标 实际完成 完成效率 存在问题分析 获得经验分销售 回款 其他指标 析 行程安排分析 直属上司意见 本表填表人： 直属上次确认： 本行程表一式三份，执行人一份，直属上司一份，公司行政部（人事部）一份。此表上的内容作为上司和行政部门抽查员工工作现状的依据。
1.基本内容
每个月要总结，一些人最害怕的就是总结，这个总结每个月都要做一次，包括填表人、销售区域、月份。考核内容包括计划目标是多少，实际完成，完成比例，通过数据分析，本月存在哪些问题。这些问题中哪些经销商有哪些问题，你的区域市场哪些问题很难解决。获得的经验分析，本月的经验是什么。比如我有效帮助一个经销商开展了一次很成功的促销活动，把这个案例写上去，大家做经验分享；成功地说服了一个经销商能够压货，把这个货给压下去了，这也是经验分享，另外不如有效地节省了费用或开支等。
接下来是行程安排分析，行程安排分析主要是有没有按行程来做，这个月有没有根据行程一步一步地按计划去执行，执行过程中计划和实际相差很大就不对。表填完了，还要拿这个表格和直属上司面对面地沟通，直属上司拿着这个表一项一项地回顾一遍上个月的实际完成情况。
比如，你的计划目标100万，实际完成80万，就要问一下完成目标80%，而全国完成目标平均是120%，你才完成80%。作为直属上司，这时候你要问一句话，但不要问他为什么，千万不要问下面的销售人员为什么没完成计划，因为这时候，销售人员本来低着头，完成销售不好很惭愧，一问为什么没完成计划，结果他的胸一下子就挺起来了，为什么，第一任务太高；第二任务太重；第三这个区域最近发生了一点小灾害；第四这个产品在本区的竞争对手特别厉害，一下子他回答了许许多多理由，所以我从来不问我的下属为什么没完成任务，而只问一句话，上个月为了完成任务，你采取了哪些措施和手段。想想他怎么回答，员工就没办法回答，他如果没采取措施或手段，就狠狠地可以批评他。
2.作用
月度工作计划总结表的作用有这样几个。第一，明确了解本月的工作成果。做事情就需要目标，要追求NO.1.NO.2，完成目标。
管理天津的时候，我也管理几个下面的专柜，每天晚上专柜的数量就通过电话或者call机报给我。每天晚上在我的办事处就有一个报表，每天的计划进度累计多少，一看均衡就
OK。我发现天津一个开发区有个商场，计划目标到了15号的时候，才完成10万块钱，进度就慢了，想办法完成这个任务，要把这个差额赶上来，于是我就骑1个小时自行车。
我们这些老江湖老业务原来也是小业务员，自行车后面托一个抽奖箱，抽奖用乒乓球，上面有海报，骑到开发区后，海报一贴：买一送二，开始做促销活动。促销活动开始了，客户消费，买一送二，送什么呢，送一双袜子，客户一看，不是买一送二送两双，我说已经送了两个了，一个左边袜子一个右边袜子，就买一送二，一下子销售上来了。
按照月度工作总结表，完不成任务或觉得这个任务无所谓，那就失去了做销售的意义，做销售就是以目标为核心，跟NBA打球一样，怎么投无所谓，只有投到篮筐里才有效，带球运动，没把球投进去叫无效跑步，只有把这个目标盯准了并实现才有效，这个表格就是总结表。如果你的一个业务员长期完不成任务，而且不想办法，那么这个人的销售智慧永远开启不了，他只能成为一个销售，职业生涯规划不会越来越高。
销售人员时时总结本月的经验与不足，以便于上级及时了解你的业绩情况，这个表格就是月度工作总结表。
五、促销方案制定表（见下表）
经常做促销活动，有时候总是丢三落四，有时候给消费者做促销了，但员工没有做，有时候促销活动做了，大家却不知道，说明会议没有开。做促销活动的目标是多少，没有分解下去。做促销，没有通过DM杂志，没有通过海报，没有通过宣传单页去做宣传，这个促销活动如何保证有效呢？促销方案制定表，基本上涵盖了整个促销活动，促销也就比较完善了。
促销方案制定表
促销主题 促销时间 促销会议 促销后总结会议时间：月日时 在所选择的促销目的后面打“√” 促销类别 堆头促销 铺市促销 会议促销 新产品促销 销 应对竞争对手促
铺货数量目标 增加新网点目标
从年月日起到年月日止 经销商员工促销前动员会议时间：月日时 应对窜货促销 在所选择的促销目标后面填写具体促销目标 销量目标 促销目标 清理库存目标 减少窜货危害 促销渠道 市场占有率目标 新产品销售目标 削弱竞争对手影 响 其它目标
在所选择的促销渠道后面打“√ KA卖场 批发市场 中小零售店
在所选择的促销形式后面打“√” 免费赠送 促销形式 抽奖 会员积分 打折 方案描述 甲组计划 员工1计划 员工2目标分解 计划 员工3计划 甲组合计 单位 乙组计划 员工1计划 员工2计划 员工3计划 乙组合计 单位 划 乙组计位 员工１计划 员工2计划 员工3计划 乙组合计 单 联合促销 连带促销 定量促销 限量促销 折扣卷 特价 挂挂卡
促销目标合计： 员工奖励计划 项目 电视广告 报纸广告 促销费用 pop报 邮寄费 运输费 海 条幅 赠品 礼品包装费 员工奖励 加班费 其它费用 元 项目 宣传单页 易拉宝 元 项目 折扣 元 餐饮 促销费用合计： 费用分摊 厂家与经销商费用分摊的比例为： 其中厂商应负担：商应负担： 1.基本内容
促销的主题应该有个名字，“迎五一大促销”，“清仓库存”等等。促销的时间，几月几日到几月几日；促销会议有两个：第一，促销之前的动员会；第二，促销后的总结会，这两个会一定要开。动员会就是让大家明确分工，整个促销的目的是什么，每个人做什么，每
个人的奖励计划是什么，这次促销的经验，促销中的先进人物，哪些人应该表扬，这都是两个会的内容。很多人做促销活动不开会，导致很多事情下面的人不知道，这种促销往往没有什么效果。
促销的类别。这次促销做的是什么，是堆头促销还是铺市促销，是新品促销还是精品促销，是应对窜货的促销还是应对竞争对手的促销等等。促销的目标是什么，如果是清仓库存，这次卖的目标是50万，还是58万，如果是新产品销售，销售目标是10万还是20万，要明确你的目标。
促销渠道，这次促销是哪个渠道去做，比如到KA卖场去做还是到批发市场，是到中小零售卖场还是到酒店或是特殊渠道，直接到工厂还是到大客户等等，找准促销的渠道。
促销形式，这里有提供了十几种，包括连带销售、免费赠送、抽奖、打折、联合销售、定量促销、限量促销、折价券、特价、刮刮卡，此表把常用的十一种促销方法列出来，可以打一个钩，也可以打几个钩一块去做。
目标的分解。有了促销的大目标后，接下来有甲组目标、乙组目标、丙组目标，目标分解到每一个人，员工的奖励计划，具体到每一个促销的员工，这一次他的目标完成后奖什么等。
促销费用，包括电视广告、宣传单页、条幅、加班费、员工奖励等等，整个费用合计是多少，厂家与经销商费用分摊的比例是多少。
做完了这些，比较明确的一个促销计划就出来了。 2.作用
促销方案制定表，能够全面系统快速的设计促销，新手能快速设计促销活动。对于新手来说，能够迅速地掌握一个比较全面的促销活动，确保促销的有效性，包括个人奖励计划等，此表更有指导意义，因而确保了促销的达到目的和效果。
《精准管理》一书当中这样写到，“在现实生活中，衡量一个事情好与坏有很多方式，而数据是最为人们所接受的一种方式，用数据说话是精准管理的核心要求，我们要养成习惯考虑问题，尽量数据化。”
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