合同资料的一般范围及注意要点(整理)

序号 合同资料的范围 注意要点 一、与合同商务管理相关的合同资料（包括总包、分包、分供等合同文件） 1 2 3 4 5 6 招（议）标文件及评审资料、投标书、相关承诺 中标通知书 合同条款（协议书、专用条款、通用条款及附件等） 合同补充条款和协议及评审资料 质量保修协议书 监理合同复印件，发包人、监理方、分包/分供方现场管理人员授权委托书（函）及变动情况确认函 7 8 业主资信文件和信息 业主、分包商、分供商的资信文件（“五证一书”，即企业法人营业执照、企业资质证书、安全生产许可证、组织机构代码证、税务登记证、法人授权委托书） 9 催付工程款通知 经建设单位签收 1、 申请单经建设单位签收 2、 形成台帐，与财务对应 ①按工作量计算价款的工程任务单必须具备工作内容和工程量，且工程量应同时注明大小写，大小写数量必须一致； 分包任务单 ②按时间计算价款的工程任务单必须具备工作内容和工作合计时间，且时间应同时注明大小写，大小写数量必须一致； ③工程任务单涉及上述必务项目的填写，尤其是工程量及时间栏不得有涂改现象，如确实存在涂改，则涂改处应有涂改人的签字说明、确认并加盖项目“校正章”； ④必须由项目工长签发，并经材料员、质检员、安全员、项目法律工作人员及项目经理签字认可。 13 经审核的劳务及分包进度月报表、年报表 应当留原件； 2．授权事项和期限要明确。(采购) 持续关注 核查正本或副本的原件，核对无异议后，由检验人标注“与原件核对无异，核对人xxx,x年x月x”字样留存 1. 授权书要由相关单位盖章、法定代表人签字； 10 形象进度月报表、年报表（合同要求期限内） 11 工程预付款、进度款等款项申请单、拨付通知函等 12 合同资料的一般范围及注意要点

14 工程预算书、分期、分段结算书（按合同约定）、各类结算书须经接收单位签字 竣工结算报告、竣工结算书、审定的工程结算书（含总分包结算） 15 签证单及签证工程价款报告 16 索赔申请、索赔报告及依据资料 17 发生违约事件的原始资料 须经建设单位签收 经建设单位签收 18 报送公司已完工程量报告（月、年） 19 工程交接证明 20 合同交底记录 21 商务法务策划 22 警示通知单及处理结果记录 23 项目责任成本及经济活动分析资料 24 工程项目管理目标责任书、岗位目标责任书 25 总分包分供结算会签记录 二、与技术管理相关的合同资料 1 发包人批准的施工组织设计、进度计划 交接书双方签字用印 两级交底需双方签字 持续关注 双方签字 1.达到一定规模危险性较大或专业性较强的分部分项工程，有施工方案，并附有安全验算结果，有我方技术负责人、总监理工程师、建设单位现场代表签字后实施（包括但不限于①基坑支护；②土坑开挖；③模板工程；④起重吊装工程；⑤脚手架工程；⑥拆除、爆破工程；⑦国务院建设行政主管部门规定的其他危险性较大的工程）； 2.对以上工程，涉及深基坑、地下暗挖工程、高大模板工程的专项施工方案，应有专家论证、审核意见； 3.施工组织设计经现场建设单位代表、有签字权的监理代表签字认可，或者有主管部门审核通过。 4、注意批准日期与合同文件的衔接 2 3 4 5 图纸、图纸会审纪要、变更设计交底文件及供应记录 建设单位设计变更通知单及变更工程款报告 工程师（监理）指令、通知及对该指令和通知的复函 工程交接证明 有设计院、合同约定的建设单位代表、有签字权的监理签字 由设计院、合同约定的建设单位代表、有签字权的监理签字，报告经有权人员签收 须有签字权的监理签字、下发和签收，无签收的，可留存送达记录 交接书双方签字用印 合同资料的一般范围及注意要点

6 7 施工日志 单位工程、分部分项工程交底记录 项目管理人员、分包单位授权人员签字 三、与工期管理相关的合同资料 1 2 3 4 5 6 7 8 建设工程施工许可证 开工报告 气象记录 干扰事件影响的日期及恢复施工的日期记录 停工、复工通知（报告）（ 停、送水、电，道路开通、封闭的日期记录 工期延误报告 国家省事有关影响工程造价、工期的文件、规定 经建设单位签收 。 遇恶劣天气，注意搜集当时气象证据 遇干扰事件，注意搜集新闻报道、天气预报、拍照等作为证据资料 经建设单位签收 注意搜集通知、公告等，保留现场人员、机械投入资料，依据合同及时递交工期或费用索赔报告 经建设单位签收 四、与安全管理相关的合同资料 1 2 3 4 安全生产教育培训记录 与劳务/专业分包、租赁单位等单位签订的安全生产协议 安全交底记录 安全整改通知单 工长签字、相关劳务、专业分包、租赁单位现场代表签字 须有下发时间、下发对象、安全隐患事实情况、安全要求和整改防范措施、整改时间期限、整改对象负责人的签收记录 5 6 7 8 隐患整改责任单位反馈记录 对安全设备定期维修、保养及检测的记录 安全检查和复查记录 安全事故记录 须有整改责任单位签字（盖章） 须有相关负责人签字 须有相关负责人签字 1.注意以拍照、摄像等方式保存证据； 2.安全事故处理过程记录要有相关责任人签字。 五、与质量管理相关的合同资料 1 2 3 4 5 质量交底记录 中间验收报告及竣工验收报告（通知） 分部分项工程、隐蔽工程、中间工程验收及竣工验收记录（复印件） 竣工验收证明 质量整改通知单 项目管理人员签字、相关劳务、专业分包现场代表签字 明确时间，被授权人签字，加盖印章 加盖监理、业主、技术、我方的公章，同时相关人签字 须有下发时间、下发对象、质量隐患实施、质量要求和整改防范措施、整改时间期限、整改对象1.有培训时间记录，须进行培训；2.培训内容记录应全面；3.必须有参加人员签字或签到记录。 内容须明确各自职能界限 合同资料的一般范围及注意要点

负责人的签收记录 6 7 8 质量隐患整改责任签字（盖章）的反馈记录 质量检查和复查记录 质量事故记录 须有责任单位合同约定的授权人签字 须有相关人员签字 1.项目管理人员签字、相关劳务、专业分包分供现场代表签字 2、以拍照、摄像等方式留存官方处理的记录签字。 六、与材料管理相关的合同资料 1 材料检验、检测报告、产品合格证、产品说明书 2 3 4 对涉及结构安全的试块、试件及有关材料按规定送交工程质量检测机构进行检测的记录 收料单、入库单、出库单、领料单 专业工长、材料员、供货单位负责人、领料人等共同签字；小票、单据内容与主合同一致。 特种的租赁设备的生产许可证、产品合格证；如是复印件，核对无异议后，由检验人标注“与出租单位对特种设备安全性能检测合格证明 5 6 安保防护用品发放记录 发包人提供材料进场记录 原件核对无异，核对人xxx,x年x月x日”字样留存 由发放人和使用人签字 材料员、供货单位负责人、建设单位代表等共同签字；小票、单据内容与主合同一致 七、其他 1 相关人员执业资格证书或者操作资格证书 1.包括分包工程项目经理、施工员、预算员、安全员、质检员、机电管理员、垂直运输机械作业人员、安装拆卸工、爆破作业人员、起重信号工、登高架设作业人员等特种作业人员和大型机械设备操作人员等； 2.分包工程相关人员资格证和操作证必须验证证件原件，复印件核对无异议后，由检验人标注“与原件核对无异，核对人xxx,x年x月x”字样留存。 2 收函登记薄（包括发函原件、传真记录、寄送凭证） 收函登记簿（包括收函原件） 1.统一编号、统一收发文格式，在收发文记录中准确记载收文或发文标题，在“收文或发文单位”栏中写全称； 2.业主方、监理方、分包/分供商等收发文人员应为合同、函件或会议纪要中明确的收发文授权人员； 3.对我方发出的文件，要求收文单位在我方发文如是复印件，则与原件核对无异议后，由检验人标注“与原件核对无异，核对人xxx,x年x月x”字样留存 结构安全的试块、试件及有关材料现场取样 合同资料的一般范围及注意要点

本上签字（必要时要求收文人员在文件的复印件上签字），并注明收文时间；对收到的文件建立反签字制度，即要求外单位发文人员在我项目的收文本上签名，并注明发文时间。 4 3 5 会议纪要 各类台账、各类合同履行情况台账 合同总结 注意会议纪要的内容。与会人员签字