电脑文件规范管理提高工作效率-整理术

2013-11-29

文/艾三米

工作中，经常会帮同事处理一些电脑的小问题，久而久之就发现了很多问题。很多同事的电脑文件都是乱七八糟，桌面满满的一屏幕都是文件，而且想找个资料，找半天都找不到。和同事和朋友交流过，发现了主要几个问题：

• 01、桌面文件太多太乱，开机速度慢，而且重装系统有丢失资料的危险；

• 02、硬盘里面资料乱放，乱哄哄，同一个客户资料分布在不同的盘里面；

• 03、突然想找个文件，找了半天才找到，效率好低；

• 04、新建文件夹，不知道里面有什么内容，需要重新打开；

• 05、同事之间发方案或者资料，命名不规范，经常误导，误删；

什么样的人需要学习文件规范

• 01、想提高工作效率；

• 02、知识型工作者；

• 03、经常找不到文件的人；

如何规范管理电脑文件

01、文件分类

001、桌面文件

#三米的桌面截图#图文来源：三米博客，转载请注明；

简单的桌面是不是看着很舒服呢，工作的心情也好很多。桌面放多少文件根据个人习

惯和需求来取舍，不过建议不要超过10个。

• -收集箱，从E盘新建文件夹之后快捷方式到桌面；避免重装系统丢失资料；

• -我的电脑，打开方便，经常打开；

• -浏览器，经常使用，使用频率高；

• -常用软件快捷键放到快速启动栏；

• -删除桌面其他文件；

002、硬盘分区分类

• C盘，安装系统，软件；

• D盘，工作资料；

• E盘，学习资料，私人资料；

• F盘，软件，其他资料，备份资料

#三米的电脑文件规范分类思维导图#图文来源：三米博客，转载请注明；

02、文件命名

001、常用命名方式：

• 文件名_日期

• 文件名_日期_版本号

• 项目_文件名_日期_版本号

• 项目_ 文件名 _开始日期_编辑日期_版本号

• 项目_ 文件名 _开始日期_结束日期

• 项目_ 文件名 _负责人_日期_版本号

002、文件夹命名注意事项：

• -唯一性，方便查找辨别；

• -简单易懂；

• -统一性，使用特殊符号，比如下划线，星号，版本号等；

• -日期按连续写格式来写，20131129、20130102；

• -层次不宜过深，3层以内最好；父、子、孙；

• -名称简单明了，符合文件内容；

• -命名需要方便以后迅速检索；

• -不同场景，不同人，不同需求，命名不一样，根据情况自己调整，合适才是最好的；

比如有的人文件不多，他只需要简单的命名就行，比如“文件名_日期”这样的命名就够用了；

03、文件整理

整理电脑是个累人的活，特别是对于电脑之前存了很多文件的朋友，要整理归类，是很痛苦的。不过，要明白先苦后甜的道理，现在的短暂辛苦，换来的是以后高效和轻松。

• 001、按需求分区，规划好父、子、孙文件夹；

• 002、剪切粘帖文件和文件夹到对应的归类好的文件夹中；

• 003、按需求和规则重新命名文件夹，统一规范命名；可以批量操作；

• 004、删除电脑中无效、无用、无意义的文件夹和文件；

• 005、无法判断归类的文件夹和文件放入F盘的其他资料文件夹里面；

04、坚持规范

• 001、改变心态，下定决心。心态永远是最重要的。如果你感觉这个对你没有用处，

无法帮到你的话，那么三米建议你还是先不要去做大量整体整理，可以先从最简单的做起，先把一些新建的文件规范命名；

• 002、确定要做了，立即着手做，去规划，其实花不了太多事情，电脑文件多的话，

可能会久点，可以分批次进行。

• 003、及时整理归类；每天每周每月都做一次大的整理。

• 004、文件新建后，理解重命名，规范命名，而不是让其为新建文件夹或者新建工作

表、新建文档。

• 005、坚持按要求规范文件归类和命名；

05、实践效果

现在你的电脑已经被你按文件规范整理过了，有一天，老板突然找你要一份2012年10月份的销售记录表，那么你该怎么办呢？几分钟可以找到这份资料给老板呢？

方法有好几种，都很快可以搜索到你想要的文件。

• 001、我的电脑→D盘 → 客户资料 → 销售报表 → 销售报表_201210.xlsx；五步

骤就搞定了，是不是很快呢。

• 002、windows文件搜索，快捷键Ctrl+F，搜索关键词“销售报表”、“201210”、

“销售报表 201210”等等都可以很快找到；

• 003、安装Everything文件搜索软件，搜索速度快到你无法想象，三米天天都用。

只要输入关键词，一秒不到，就可以找到你想要的文件；前提是你文件需要正确的命名。

有人说过：我们一生有三分之一的时间浪费在找东西上了。

文件规范管理给我带来了哪些好处？

• 01、个人工作效率的提高；

• 02、团队协作效率的提高，现在团队里面严格按照规范文件管理和文件命名，效率

比之前大大提高；

• 03、迅速可以找到想要的资料和相关资料；

• 04、整洁简单的电脑操作起来方便，心情舒畅；

• 05、提升了个人核心竞争力；

• 06、影响了同事，共同进步；

• 07、培养了规范、严谨、高效的良好的习惯；

总结

提高工作效率，从电脑开始，规范整齐的电脑，文件的规范管理，对提高工作效率有着功不可没的功效，从现在开始，重新整理规划你的电脑吧。找到合适自己的电脑文件归

类方式和文件命名方式，合适才是最好的。