物资集中采购管理办法

采购机构管理制度 第一章 总则

第一条 为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本,确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理,特制定本规定.

第二条 本规定是公司物资采购管理行为的基本规范.

第三条 公司的集中采购中心或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购；大宗的物资采购，具备招标采购条件的，应实行招标采购。公司成立招标委员会，具体由财务部、基建部、生产技术部和集中采购中心组成,办公室设在集中采购中心。

第二章 物资采购机构的职责 第一条 物资集中采购中心职责

（一） 负责物资采购、保管、出入库管理制度和各岗位职责的制定; （二） 负责物资采购员、记账员和保管员的监督与管理；

(三) 负责物资采购计划的制定,采购合同的签订，采购物资按计划付款的申请,物资仓储的管理；

(四） 负责物资采购的询价、议价、比质、比价的招标；

(五） 负责本部门按时、按质、按量地采购本公司所需各种物资； 负责管辖范围物资采购遵守的原则 （六） (一) 未经审核批准的请购物资一律不得采购; 库凡本地区能解决的，不到外地采购； (二) 1

（四） 对长期订货和大款项的进货，应通过签订合同和实行银行结算的方式;

（五) 按要求需通过各单位采购管理机构组织的物资采购，必须按规定办理； （六) 在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格,同样的价格比信誉，择优确定采购单位；

（七) 对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。 第三章 物资采购管理

第一条 物资采购部门坚持“质量第一”和“公平、公正、公开\"的原则,以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。

第二条 物资采购中心要严格遵守《供货商评价制度》,通过“同等条件,质优选优、价低选优、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选\"的方式,综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务\"四个方面的对于采购单位提出的供应商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组在会议上提出,并由会议作出决定。

第四条 凡采购单价在3万元以上的大型设备、10万元以上的成套设备、5万元以上的大宗物资,必须采取议价或公开招标的采购方式，由招标小组(采购领导小组）确定相关采购方式。

第五条 为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。各单位根据生产经营管理需求从实际工作出发，在每月的25日前，由各单位材料申购人员编制下月《月度物资需求计划》,经分管领导签字，主要领导签署意见后,按程序上报物资集中采购中心，物资集中采购中心由专人经与保管核对库存物资并签字（必要时与材料申购人员核对材料规格型号)后，汇总

《材料采购计 2

划表》经部门领导签署意见后,统一上报总经理批准实施.避免盲目提报物资采购计划，由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由原单位负责人承担经济责任。

第六条 计划外急需采购的物资，由各单位填制《急需材料请购单》,保管及分管领导签字，主要领导签署意见，总经理批准.按一般采购程序优先办理。

第七条 物资集中采购中心采购人员接到经批准的《材料采购计划表》，先核对采购物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行《合同法》和《临县新民能源有限公司合同管理办法》，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、 3

运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准，质量、数量有误的由采购人员承担全部责任。

第九条 采购人员每项采购任务完成后,应及时与采购中心负责人沟通采购情况，对短缺物资，采购员及采购中心负责人要征求使用单位意见，在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任.对有供货周期或缺货等原因无法按需货日期完成采购的物资，采购部门应及时与供应商催货并通知物资需求使用单位,双方积极协商处理，以保证生产物资正常供应。特别重大事项，应汇报总经理。

第十条 采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任.

第十一条 采购部门在签订购买合同时，要明确服务约定。1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的由签订合同的采购人员负责与厂家联系。2、对于在使用过程中(保质期采购纪律规定

（一）各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求(采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。

(二)物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化.

（三)采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日内上交。

（四）采购人员都必须遵守公司规章制度的规定,按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。

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（五）采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想,任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。

(六）为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。

第四章 采购物资付款工作程序

第一条 物资采购资金采取提前通知的办法，需填写“货币资金使用申请单”(一式两联，第一联留存，第二联报公司财务部门负责人），并附集中采购中心经批准的《材料采购计划表》一并报送公司财务部门.具体是:金额在10至50万元，必须提前3天通知公司财务部;

金额在50至100万元，必须提前5天通知公司财务部;金额在100万元以上，必须提前10天通知公司财务部。财务按计划控制安排资金，合同签订后，按支出审批程序批准，在计划范围内支出。对超计划资金的使用，集中采购中心须办理调整计划手续，经公司总经理批准后交公司财务部,财务部根据资金情况进行安排、筹集。未经批准的，公司财务部门拒绝签发《付款联签单》。

第二条 合同采购物资实行合同统一管理，统筹付款的方式;采取预付款方式的采购物资，由采购人员会同合同管理人员凭《采购合同》和“验收单”或物资使用单位出具的设备验收证明，填写《付款联签单》，经部门填制，部门副总审核,财务核对,财务总监审核，总经理批准后办理付款手续,并由合同管理人员计入台账。按进度付款的合同，合同管理人员第一次付款凭《采购合同》按程序付预付款;第二次付款需核实采购物资的到货情况，按程序付款；第三次付款办理结算手续，按照《临县新民能源有限公司财务审批制度》的报销程序履行完后方可付款，并附使用部门的使用情况说明;质保金必须有相关部门提供设备运行情况说明无其他未处理事宜后，方可结清货款。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资,在采购物资到公司验收入库后,由采购人员一周之内凭《采购合同》或《物资入库验收单》结算联，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经部门填制,部门副总审核,财务核对，财务总监审核，总经理批准后及时办理报销及付款手续,报销手续最 5

终不得超过当月25日。

第三条 下列情况财务科应拒绝支付采购款项:

(一)与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项

(二）物资主管部门和物资使用单位未在《物资入库验收单》上签字的款项 （三)《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。

所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应在《月度物资需求计划》或《紧急物资需求计划》上注明相关事项。

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