内部审计如何参与建设工程招投标活动

内部审计如何参与建设工程招投标活动

作者：王晓敏

来源：《商业会计》2012年第10期

建设工程招投标活动是建设单位成本控制的重点，也是中标单位与招标单位合作的起点。内部审计作为招标单位内部控制的重要组成部分，对于应如何参与建设工程招投标活动这一问题往往处于两难境地。而建设工程招投标活动的目标是通过招投标活动寻找价格合适的合格合作单位。招投标活动要取得成功，其招标的公平性及充分竞争性是必不可少的。内部审计参与招投标活动的目的是为了合理保证招投标活动目标的实现。为保持内部审计的独立性，内部审计应建立招投标活动审计的报备制度，持续关注并充分获取招标计划、招标公告发布、招标文件编制、招标报名、资格预审及考察、开标、评标等招投标活动各阶段的相关信息。 一、招标计划阶段

一般地，建设单位在项目计划阶段就会确定招标计划，制定年度或月度具体招标计划。内部审计应要求各招标单位及时报备项目、年度及月度招标计划。在月度招标计划中应明确月度内的各个招标项目、招标公告发布时间、报名起止时间、考察时间、开标时间等重要时间节点。内部审计部门接到招标单位报备的项目或年度招标计划后，应提前安排审计人员了解相关工程及价格信息，了解采购的产品、型号、规格、技术参数，主要供应商及合作单位，对应的价格，做好审计备忘录。在收到月度招标计划后，应及时了解招标项目是否发生过价格变动，并做好充分的准备工作。 二、招标公告发布阶段

招标公告发布阶段的主要目标是充分释放招标信息，为此招标公告应在公开的渠道发布，招标公告发布后最迟应于次一工作日将招标公告内容及发布渠道报送内部审计部门备案。 内部审计部门收到报备的信息后，应按报备的信息渠道验证招标公告是否发布。有些招标人员为了暗箱操纵招标过程，在招标发布时间和报名时间上做文章，因此内部审计还应审核招标公告上的招标报名截止日，一般最迟应在招标公告的招标报名截止日5个工作日前发布。为了引进外部监督机制，内部审计可以要求在招标公告和招标文件的明显位置做出相应声明，例如“我公司欢迎贵单位参加投标，我们保证整个招标过程公开、公平、公正。如在此过程中遭到我方人员的不公平待遇，请您向我公司审计中心（或部）举报”，并在声明中注明电话、电子邮箱等信息，有意识地告知投标单位如在投标各环节遭到不公平待遇，可随时向内部审计部门举报，此举无形之中也是对招标人员的约束。另外，招标活动是与中标单位合作的开始，应让合作单位了解内部审计伴随着整个合作过程。 三、招标报名阶段

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招标报名阶段的目标是保证符合条件的报名单位均能通过报名，报名工作结束后，招标单位最迟应于次一工作日将招标报名表和招标报名记录报送内部审计部门备案。内部审计收到报备的信息后，应重点审核如下内容：（1）报名接待人员是否不少于2人；（2）符合招标公告规定报名条件的报名单位是否均已受理；（3）报名接待人员是否如实记录报名情况。有些报名接待人员以有围标嫌疑或其他不合规事项为由，将报名单位拒之门外。为此，内部审计部门应要求招标单位规定，在招标报名阶段，报名接待人员如有围标嫌疑或者其他事项，应如实记录报名情况，经考察人员考察后，在招标预备会上由评委决定是否取消其投标资格，报名接待人员无权直接对投标单位的报名不予受理。 四、招标文件编制阶段

招标文件是对招投标活动的制度化安排，是合同签订前招投标双方合作的法律文件，内部审计对招标文件审核的重点是其是否符合公司的相关制度。各招标单位一般根据业务类型分别制定招标文件及相应合同的标准化文本。招标文件编制完成后，应于次一工作日将招标文件报送内部审计部门备案，内部审计人员应依据公司相关制度和标准化文本审核以下条款：（1）评标标准是否明确，评分标准是否清晰明了、易于操作，指标设置是否多量化指标、少定性指标；（2）是否有招标失败、废标的标准；（3）在投标报价低于标底一定幅度时是否增加“附加担保”条款；（4）标底的作用是否明确；（5）报价基础是否统一。如果上述条款不符合公司相关制度，内部审计人员应要求相关人员进行修改，并要求将招标文件修改稿报送内部审计部门备案。

虽然编制和审核招标文件是招标单位的责任，但依据相关制度编制的招标文件也是进行内部审计的依据，如果对外发布的招标文件存在问题将会给招标单位带来无法挽回的损失，所以内部审计必须对招标文件是否符合相关制度进行必要的关注。因此，审核招标文件并不影响内部审计的独立性。

五、资格预审及考察阶段

资格预审及考察阶段是决定投标单位准入的重要环节。有些招标项目参与报名的单位很多，但在资格预审及考察阶段通过暗箱操作将有些报名单位淘汰出局，因此内部审计对资格预审及考察阶段给予应有的关注才能实现招标的公开、公平、公正。

资格预审及考察完成后最迟应于次日将考察报告报送内部审计部门备案，内部审计应审核如下内容：（1）各招标单位是否事前已明确对投标单位的考察标准；（2）考察是否形成考察报告，其中是否有对被考察单位考察内容的评价信息以及是否经考察人员签字确认。 内部审计应要求招标单位强化考察人员的考察责任，考察人员应对考察报告负责，将考察情况如实写入考察报告，无权直接淘汰被考察单位。考察人员若对考察结果有异议，应在考察报告中记载，因考察人员对投标单位的评价不当致使公司遭受损失的，参与考察的人员应负考察责任，但经证明在考察时曾表明异议并记载于考察报告的，该考察人员可免除相应责任。

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六、开标评标阶段

开标评标阶段是招投标活动的中心环节，内部审计应直接参与开标评标过程。 （一）开标前通知

按月度计划或招标文件规定时间开标的招标项目，在通知投标单位的同时应通知内部审计部门。如果调整开标时间，通知内部审计部门的时间最迟不得晚于通知投标单位的时间。内部审计接到通知后结合具体情况，可有选择性地参加开标过程，无论审计机构是否参加均不影响开标正常进行。

（二）直接参与开标过程

在开标过程中，一般要求招标单位介绍内部审计参与人员以示公正。内部审计也可以利用开标现场分发名片及宣传资料，以提高内部审计在合作单位的影响。内部审计应高度关注如下内容：（1）各投标人是否按要求及时足额缴纳投标保证金；（2）各投标人是否按时到场或按约定报送投标文件；（3）各投标人的投标资料是否密封完好；（4）参加开标的有效投标单位是否符合开标的最低要求。如果投标人未足额缴纳投标保证金、未按时到场或未按约定报送投标文件、未按要求密封投标文件，应要求招标单位取消投标人的投标资格。取消投标人的投标资格后应关注有效投标单位是否符合投标人的最低要求，若不符合应要求招标单位停止开标，令其重新组织招标，保证开标具有充分的竞争性。在投标单位报价时，内部审计人员应记录投标单位的报价信息并与投标文件相核对，核对无误后应形成备忘录。 （三）直接监督评标过程

招标制度一般应要求各个评委具有独立评标的权利，并对自己负责的评标结果负责，不允许有超越评标权以外的任何权利。在评标过程中，任何评委或人员不得有引导性或倾向性言论影响评委独立评标，一经发现取消评委资格。内部审计应直接监督并防止该行为的发生。在评标过程中，招标单位还应规定同一评分项目应由两个以上评委独立同时评分，所有评委评分完成后方可收集汇总评分，评标以评委评分为准。

有些单位在招标委员会中设有招标委员会主任职务，在各评委评分后需招标委员会主任审批才能确定招标结果。根据相关规定，招标委员会是招标的集体决策机构，是科学决策机制的体现，招标委员会只设召集人或主持人而不设主任，召集人或主持人与每位评委有相同的评分权利，不允许召集人有超越评标权以外的其他特权。当在开标和评标过程中出现不确定情况时，内部审计人员应根据招标文件和相关法规制度审慎判断，在有充分依据的情况下，必要时可行使审计人员的一票否决权。 （四）开标、评标后的关注

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在开标、评标后，有些投标单位在招标阶段采用低价中标，在合作过程中通过变更签证来增加工程造价，原投标文件中与变更签证部分相对应的单价较低，投标单位重新制作投标文件，在总价不变的情况下提高变更签证项目对应单价行为，通过操作更换留在招标单位的招标文件来提高结算价格。为了防止这种现象，内部审计人员应在参加开标结束时将中标候选人的投标文件副本带回内部审计部门备案，以便结算审计时进行核对。 （五）外勤结束后的关注

招标外勤结束后，内部审计人员应及时撰写开标备忘录，记录开标时间、地点、参加人员、报价、开标、评标情况、对日后合作过程的关注等信息，及时报送内部审计部门领导并存档。鉴于参加开标评标的内审人员对招标信息的了解，参加开标内审人员还应及时关注合同的签订情况，收到招标单位报备的合同后应及时进行审核。