业户档案管理制度

1. 目的

规范业户档案的保管与跟踪工作。 2. 范围

适用于客服部业户档案的保管与跟踪。 3. 职责

3.1 客服部客服主管监控业户档案与跟踪工作；

3.2 客服部客服管家负责依照本程序具体实施业户档案的保管与跟踪。 4. 程序

4.1 业户档案内容

4.1.1经业户签署后的《业户手册》 4.1.2经业户签署后的《装修指南》

4.1.3经业户签署后的《业户二装、入驻特别注意事项》 4.1.4经业户签署后的《消防安全责任书》 4.1.5《验收楼交接表》 4.1.6《装修施工申请表》

4.1.7施工相关图纸及施工单位资料 4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。 4.1.9业户指定装修商的有关证件复印件 4.1.10《业户合同》 4.1.11其他应保存的资料

4.2 将业户的有关资料放在相应的文件袋内

4.3 将各业户的档案盒按主副楼栋、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案袋内 4.4 业户档案的跟踪

4.4.1当发生下列情况变化时，客服助理应将变化情况记录在业户档案中 a. 通讯电话联络方式发生变化时 b. 业户发生变更时

4.5 业户档案永久保存，退租业户档案资料经客户服务中心项目经理同意后方可消毁； 4.6 业户档案的保密与查阅

4.6.1 业户档案属绝密文件，任何人均应严格执行保密制度；

4.6.2 业户档案应由专人管理，任何人未经业户书面授权无权向他人提供业户任何档案资料及其他相关资料；

4.6.3 如因工作原因需要查阅业户相关资料时，必须征得项目经理批准后方可查阅； 4.6.4 经项目经理批准查阅业户资料的人员，在查阅相关信息时，应由档案保管人员在验证领导批示后，方可由其本人进行查阅后再将相关信息告诉查阅人；严禁查阅人自行领出、复印或翻查业户资料；

4.6.5 资料档案柜的钥匙，由指定的档案保管人员保存，随身携带，认真交接、清点，发现问题及时整改，严禁将档案柜钥匙随意乱放及借于他人。 5. 相关文件 5.1《业户手册》 5.2《文件控制程序》 5.3《记录控制程序》 6. 记录

6.1《业户档案一览表》