HQGR/GW·供·01—2012 1. 2. 3. 3.1
目 的
明确作业程序，规范作业行为，以严谨、细致的态度，开展采购工作。 适用范围
适用于公司采购工作的管理和控制。 质量职责 采购主管
——负责公司采购工作的指导、监督、检查和管理，对采购工作的质量负责； ——参加对合格供方的评审和选择；
——负责所采购物资的质量、价格、交货期的监督工作；
3.2
采购员
——组织公司物资的采购，并对采购产品质量负责； ——遵循“比质量、比价格、比服务”的原则，实施采购； ——负责所采购物资的质量、价格、交货期； ——负责所采购物资运输途中的安全；
——负责所采购物资的不合格对外联系和处理（包括生产过程中发现的）； ——负责建立采购工作登记台账；
——负责采购物资的入库手续办理，及其相关单据、票据管理和传递；
4. 4.1 4.1.1
工作程序
供方的选择和评价 评价的内容
——资质和业绩（营业执照、法人地位、产品范围、主要业绩、企业资质和殊荣等）； ——技术和能力（设计开发能力、设备能力、制造技术、检验和测量水平等）； ——质量水平（产品实物质量水平、质量管理体系的建立实施及认证情况）； ——服务和企业信誉、价格（服务范围、质量承诺、信誉）； ——企业知名度等。
4.1.2
评价方法
——现场考察（派人去供方现场考察,索取资质资料等）； ——调查表法（发放“供方能力调查表”,索取资质等资料）； ——实物质量评价（只针对原材料和主要辅助材料）： a. 样品检验和试验；
b. 样品试用：样品试用、小批量试用、中批量试用； c. 与不同供方同类产品试用结果比较； d. 评价供方产品的历史情况；
e. 了解供方其他用户对其产品的质量反映。
4.1.3
供方评价的实施
a） 生产技术部会同采购部门选定管理好、质量可靠、信誉好的生产厂家作为候选供方；
b） 采购部门向候选供方发出“供方能力调查表”（附件1），要求其据实、认真填写，按时返回我司；
“供方能力调查表”返回后交生产技术部评审归档；
c） 经技术质量部审批确认后，向其发出采购技术文件，索取样品及其执行技术标准，并进行跟踪、
记录。样品试用按4.1.2条款中“实物质量评价”程序执行。
d） 技术质量部根据初评结果，填写“供方初选审批表”（附件2）报总经理审批后，将该厂评选为—
—初选供方。
4.1.4
合格供方的评价和选择 作好供方能力评价记录；
b） 次要辅助材料。由采购部门直接向供方发送“供方能力调查表”；
c） 技术质量部组织采购部门、质检部门和使用部门对供方的业绩、供方质量保证能力、产品实物质
量试验结果进行评价，并填写“采购实物质量评价表”（附件3）作出供方合格与否的结论； d） 技术质量部根据评价结论造册，并编制《合格供方名录》报总经理审批，作为本公司合格供方。
采购部门按《合格供方名录》进行原材料和辅助材料采购。
4.1.5
合格供方的控制
一次）提请技术质量部组织质检部门和使用部门对供方的实物质量和过程保证进行业绩评价； b） “供方档案”内容应包括：供方名称、详细地址、邮政编码、法人代表、联系人、联系电话、传
真、经济性质、主导产品、我司采购的产品、各时期的交易单价、月/年交易量、付款方式、交付方式、运费承担和交货期等；
c） 对供方提供的产品质量未满足要求的，技术质量部应立即以“质量信息反馈卡”（附件5）书面通
知其限期改进，对多次不合格又不进行改进的，应报总经理批准，取消其供方资格。
4.2 4.2.1
采购依据
采购依据的文件和资料
a） 月度物资采购计划；（只针对原材料和主要辅助材料） b） 采购申请计划单（用于零星物资采购申请）；
c） 采购物资的技术资料（如：标准、图纸或技术要求等）； d） 合格供方名录（适时有效的）； e） 采购合同或协议书；
f） 大宗物资采购之“采购物资比价单”（附件6，三家以上）和/或“项目合同评审单”（附件7）。 4.2.2
采购审批权限
a） 物资采购必须报采购主管审核；
b） 技术改造项目（设备）和基建项目报项目负责人审核；
c） 所有原材料和辅料的采购、技术改造项目（设备）、基建项目必须经总经理审批签字同意后，方
可执行。
d） 每月月度采购计划的审批表单交一份给财务部作资金预算。 4.2.3
采购计划的产生、执行
4.2.3.1 月度采购计划（只针对原材料和主要辅助材料）
a） 制造部及各部门每月20日前，根据生产计划执行情况和销售计划，将下月的月度生产计划（经
部门长审批签字的）交采购主管/采购计划员签收；
第 1 页 共 6 页
a） 原材料、主要辅助材料。采购部门应组织技术质量部、制造部有关人员到供方进行现场检查，并
a） 为确保供方能持续稳定地提供合格的产品，采购部门应建立“供方档案”（附件4），每年（至少
b） 采购主管/采购计划员25日前，根据生产计划和库存情况，编制下月“月度采购计划”，并按4.2.2
规定履行审批手续后交采购人员执行。
4.2.3.2 临时采购计划（零星物资采购）
a） 各部门及项目组负责编制临时采购计划（即“采购申请计划单”一式三份，即“存根联”、“采购
联”、“仓管联”，附件8），交采购主管/采购计划员签收（“采购联”、“仓管联”）；计划申请部门保留“存根联”
b） 收到采购计划后，采购主管/采购计划员首先组织进行库存情况核查，确认必须采购后，对该计
划进行登记，并及时交采购人员执行；若有库存，则驳回申请（注明有库存）、通知直接领料； c） 确认必须采购后，对该计划进行登记，并及时交采购人员执行；
d） 建立采购计划/实施登记台帐制度。采购计划员应建立“采购计划/实施登记台帐”（附件9），以
记载采购执行完成情况；
e） 台帐记录内容应包括：申请部门、计划单编号、申购日期、货物名称、规格型号、单位、（申购）
数量、供方交货数量、实际入库数量、入库时间、“货物进仓单”序号、双方确认数量、单价、金额、发票类型、发票号，以及货款支付时间和金额、余额等。
4.2.4
采购计划执行
a） 采购主管/采购计划员和采购人员应时刻掌握库存情况，防止重复采购，造成资金占用、积压； b） 采购主管/采购计划员与申请部门计划员进行采购计划的协调； c） 采购主管/采购计划员应时时跟踪、督促采购计划实施的进展情况；
d） 采购主管/采购计划员在跟踪计划进展进程中，因市场和需求变化，交货时间需进行调整时，应
及时与相应的申请部门联系、汇报、协调处理。
4.3 4.3.1
合同管理 合同的建立原则
a） 原材料及主要辅助材料、技术改造项目（设备）、基建项目必须签定正式合同； b） 低质易耗、办公用品、劳保用品等应定点采购、不定期审查，应签定供需协议。 4.3.2
合同分类
——正式合同：产品购销合同或协议书；
——非正式合同：如：“订货单”（附件10）、传真（规定格式）、信函。
4.3.2.1 正式合同
a） 采购人员或项目负责人负责起草正式合同（产品购销合同或协议书）至少一式三份；
b） 采购部门主管或项目负责人负责组织相关部门或项目组成员对技术质量要求、价格、结算方式和
交付方式等业务项目进行会审，并编制“项目合同评审单”；
c） 会审后，将合同或协议书连同“项目合同评审单”，上报总经理批准签字后方可盖章执行； d） 企业法律顾问负责对合同要求的法规性进行审查。
e） 原材料及主要辅助材料应签订正式合同，合同时限最多一年，但必须明确合同定价只是合同签订
时期的时价，并明确合同在履行过程中材料价格的调整原则。在合同期内，采购人员时时跟踪市场信息，每次材料订购前，必须首先进行价格确认，双方达成一致后，采购人员以“订货单”的形式确认，以免产生经济纠纷。
4.3.2.2 订货单
a） 采购计划员根据月度采购计划和临时采购计划编制“订货单”，采购部门主管或项目负责人负责
第 2 页 共 6 页
对名称、规格/型号、技术质量要求、价格、结算方式和交货期等业务项目进行审核； b） 订货单：一式三份（留底联、库管联、财务联）。
——采购部门自留一份； ——入库时，交库管一份； ——报销时，交财务一份；
——采购执行人负责传真给供方一份。
4.3.2.3 产品购销合同和协议书应一式三份，我方必须拥有二份原件。
a） 一份盖章时，交财务部归档保存； b） 一份采购部门/项目组保存备查；
c） 采购部门/项目组负责复印一份交综合管理部，以备过程查阅。 4.3.2
合同的编号管理 号，防止重号、漏号； b） 合同编号原则
——合同编号格式：HQ/CG－年代＋类型＋序号 ——编号格式示意：HQ－**， CG－采购类； ——类型分为四大类：
①. 设备类：指公司所需的生产、生活、检测、办公等设备设施，以“设备”表示； ②. 材料类：指直接用于产品的制造加工的原材料和辅助材料等，以“材料”表示； ③. 综合类：指围绕生产经营所需的五金机电、元器件、工装工具等，以“综合”表示； ④. 基建类：指公司厂房、宿舍、装潢装饰、道路和其他设施等，以“基建”表示。 序号：同类型合同单独编序号，每年同类型合同按合同签订的先后顺序装订管理。 c） 合同持有部门应按合同编号分类顺序造册、编目管理，不得遗失、损坏。 4.4
入库管理 入库管理原则： ——不合格品不得入库； ——计量不符不得入库； ——手续不全不得入库。
所有生产物资一律要办理入库手续。
4.4.1
入库手续
4.4.1.1. 入库前准备
a） 采购物资到厂后，由采购人员负责通知采购计划员认真填写“货物进仓单”（一式四联，附件11）、
“检验/验证委托单”（附件12）和/或“采购实物质量评价表”，预备提交进货检验； b） “货物进仓单”填写要求：内容真实、完整、准确，字迹工整、清晰；
注：“货物进仓单”序号，在“货物进仓单”右上角自然生成。
4.4.1.2. “货物进仓单”管理
a) 由采购人员负责外购“货物进仓单”，购进后交财务部出纳员登记管理；
b) 出纳员接受“货物进仓单”前应对其印刷质量进行检查，特别要检查“货物进仓单”的自然序列
第 3 页 共 6 页
a） 法律顾问室或综合管理部负责对签定的合同进行统一编号，任何部门不得擅自对合同进行编
号的连续性和正确性，发现重号、错号、不规则号立即退货，严禁流通使用； c) 采购计划员负责从财务部出纳员处领取使用；
d) 发放时，出纳员必须登记“货物进仓单”发放的本数及相应的序列号范围，并要求采购计划员签
字领取；
e) 使用过程中，必须保证“货物进仓单”自然序列号连续完整，不得涂改，“存根联”应保存在原
本上；
f) 若出现开错、涂改，采购计划员必须对该“货物进仓单”序列号票据做报废处理，即收回所有开
出的同序列号页，加盖“作废”印章并粘贴在原序列号本上，禁止销毁。作废工作完成后，方可补开“货物进仓单”。切！
g) 每本用完，采购计划员应按“货物进仓单”封面要求填写使用的时间段，并在“经手人”栏签字
后交财务部出纳员归档保存；
h) 作为货物进仓原始凭证，应对“货物进仓单”加以长期保存，严防损毁、丢失。 4.4.2
进货检验/验证要求
4.4.2.1 进货检验
a） 原材料和主要辅助材料提交进货检验时，采购计划员负责将“检验/验证委托单”、“货物进仓单”、
“订货单”（库管联）、“采购实物质量评价表”、供方质保书和/或供方质检报告，交质检部门实施进货检验；
b） 检验合格后，进货检验人员保留“检验/验证委托单”和供方质保书和/或供方质检报告，在“货
物进仓单”之检验栏签字，在“采购实物质量评价表”签署质量评语，并出据“产品检验报告”交采购计划员。
4.4.2.2 进货验证
a） 部分次要辅料及其他物资，采购计划员负责将“检验/验证委托单”、“货物进仓单”、“采购申请
计划单”、供方质保书和/或供方质检报告，交质检部门实施进货验证；
b） 进货检验人员根据“采购申请计划单”对名称、型号规格及数量进行验证。验证无误后，保留“检
验/验证委托单”和供方质保书和/或供方质检报告，并在“货物进仓单”之检验栏签字；不需出据进货检验报告。
4.4.3
入库管理
进货检验/验证合格后，采购计划员负责按“货物进仓单”、“订货单”或“采购申请计划单”、“产品检验报告”顺序整齐合订凭据，并随附购物发票，提交仓管员实施入库审核。
4.4.3.1 入库审核
a） 仓管员审查“货物进仓单”填写的供货单位、进库时间、货物名称、规格型号、送交数量、单价
是否与发票一致，并审查“货物进仓单”签字手续是否齐全；
b） 仓管员对“订货单”或“采购申请计划单”、“进货检验报告”进行验证；
c） 审核确认无误后，仓管员在“货物进仓单”的仓管栏签字，并在发票（发票联或报销凭证联）背
面写明“核实无误”和签字；
d） 入库验收合格后，仓管员保留“货物进仓单”（仓管联）和“产品检验报告”，在二十四内将“货
物进仓单”（财会联、抵扣联和存根联）和发票返还采购计划员； e） 采购计划员收到上述验收凭证后：
——“货物进仓单”（财会联）在二十四内将交财务会计；
第 4 页 共 6 页
——“货物进仓单”（抵扣联）在报销、付款时附在发票后面，并同时提供“订货单”或“采购申请计划单”；
——“货物进仓单”（存根联）与“订货单”或“采购申请计划单”之存根联由采购计划员负责保存、备查。
4.4.3.2 入库不合格控制
不合格物资的处理原则：不合格的物资不得入库。
a） 库房首先对不合格物资实施定置、隔离、醒目标识。并通知采购人员，采购人员负责对外联络； b） 进货不合格，按技术质量部编制的《质量信息管理程序》的规定执行；
c） 采购主管应建立质量问题信息台帐，登记质量问题的时间、货物名称、数量，供应商家处理结果，
做到有追溯性。 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6 4.7 4.7.1
发票的管理
发票是采购物资、付款最重要的凭据。必须向供方索取国家税务部门认可的正式发票。 ．．．．．．．．．．．．．发票之购货单位必须写“**************有限公司”。
发票出具单位、收款单位和“货物进仓单”的供货单位必须一致。
采购人员必须建立发票移交登记台帐，发票移交时必须要求接收人签字确认。 因工作失误造成发票丢失，责任人承担重开发票的全部损失。 货款支付和费用报销
按公司颁布的《款项支付管理程序》规定执行。 其他
采购计划员必须在次月5日前提供上月“物资采购明细表”（附件13）（一式三份）。内容包括：供应商全称、年/月、物资名称、规格型号、单位、数量、单价、金额和月度总金额。 ——采购部门保留一份，采购计划员负责管理； ——交财务部一份、总经理一份。
4.7.2
采购计划员必须在次月5日前提供上月“付款明细表”（附件14）（一式三份）。内容包括：收款单位、应付金额、实付金额/付款时间、付款方式、尚欠余款、备注。 ——采购部门保留一份，采购计划员负责管理； ——交财务部一份、总经理一份。
5. 5.1 5.2 5.3 6. 6.1 6.2 6.3 6.4
相关质量记录 “供方能力调查表” “供方初选审批表” “采购实物质量评价表” “供方档案” 相关质量文件 《合格供方名录》 《质量信息管理程序》 《款项支付管理程序》
6.5 6.6 6.7 6.8 6.9
“质量信息反馈卡” “采购物资比价单” “采购申请计划单” “采购计划/实施登记台帐” “订货单”
6.10 “项目合同评审单” 6.11 “货物进仓单” 6.12 “检验/验证委托单” 6.13 “物资采购明细表” 6.14 “付款明细表”
第 5 页 共 6 页
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容