国有公司（企业）基本管理制度

国有公司（企业）基本管理制度⽂件管理制度第⼀节总则

⼀、为适应公司全⽅位规范化科学管理，做好公司⽂件管理⼯作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

⼆、公司⽂件是传达⽅针政策，发布公司⾏政规章制度、指⽰、请⽰和答复问题、指导商洽⼯作、报告情况、交流信息的重要⼯具。因此，必须认真做好⽂件的管理⼯作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员⼯都应发扬深⼊调查、联系群众、结合实际、实事求

是和认真负责的⼯作作风，努⼒提⾼⽂件质量和处理效率。四、⽂件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要

求完成。公司⽂件由总经办统⼀发放、传递、⽤印、保管和⽴卷归档。第⼆节⽂件分类

⼀、规定。发布重要的⾏政规章制度，采取重⼤的强制性⾏政措施，⽤“规定”。⼆、决定、决议。对重要事项或重⼤⾏动做出安排，⽤“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，⽤“决议”。

三、通知。转发上级机关⽂件，批转下级⽂件，要求下级办理和需要共同执⾏的事项，⽤“通知”。

四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，⽤“通报”。五、请⽰、报告。向上级请求批⽰与批准，⽤“请⽰”。向上级汇报⼯作、反映情况、提出建议，⽤“报告”。六、批复。答复请⽰事项⽤“批复”。

七、函。商洽⼯作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，⽤“函”。⼋、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，⽤“会议纪要”。档案管理制度

档案是全⾯反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本⽅法，各部门必须按本制度认真做好档案管理⼯作。第⼀节档案范围

公司各种具有保存价值的⽂件、图纸、⽅案、软件、图⽚、⾳像、实物等都必须⽴卷、归档。

其中，⽂件包括：规划、计划、技术资料、⼯程资料、财务资料、⼈事资料、会议纪要、项⽬⽅案、合同协议、内外⾏⽂等。第⼆节档案分类及编号

⼀、档案按其内容及关联部门可分为六⼤类：1、⾏政类

2、财务类3、⼈事类4、业务类5、⼯程类6、拓展类

⼆、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第⼆条。

三、档案编号以“⼀案⼀号”为原则，遇有⼀案归⼊多类者，应先确定其主要类别进⾏编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。第三节机要档案

⼀、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：⼆、划分标准：绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营⽅向、经营规划、经营项⽬及经营决策、战略性的合作协议及⾦额在100万元以上的重⼤合同。

机密档案包括：1、财务资料；

2、公司重要会议纪要；3、公司经营情况；

4、⼈事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；

6、⾦额在10万-100万元的合同。秘密档案包括：1、重要项⽬资料；2、项⽬合同协议。第四节档案装订

⼀、以左⽅装订为原则，右上⾓标明档案号。

⼆、⽂件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，⼀律按照下列规定办理：⼀、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、

监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批⽂；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；

10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、⼈

事资料；13、⼤型活动图⽚、⾳像资料；14、其他核定须永久保存的⽂书。⼆、⼗五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须⼗五年保存的⽂书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执⾏)

三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项⽬⽅案；3、其他经核定须保存五年的⽂书。

四、⼀年保存：1、部门⼯作计划及⼯作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后⽆长期保存必要⽂书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使⽤部门视其有效期限予以保存。第六节保管部门

⼀、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。⼆、⼈事专项机要档案由⼈⼒资源部负责保管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。四、其他档案均由总经办指派专⼈保管。第七节档案移交

⼀、公司各类证照、批⽂在颁发之⽇起移交总经办。

⼆、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应⾃签发之⽇起三⽇内移交总经办。

三、合同协议应在签订之⽇移交总经办。

四、财务档案、⼈事档案由部门⾃⾏⽴卷、归档、管理。五、其余档案半年移交⼀次，时间为每年的１⽉和７⽉。六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。

七、《档案移交清册》⼀式三份，移交双⽅各⼀份，总经办留存⼀份。第⼋节档案调阅

⼀、因⼯作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准⼈核准后⽅可调阅。

⼆、⾏政类档案、财务类档案、⼈事类档案、业务类档案、⼯程类档

案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使⽤原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。三、档案管理⼈员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档⼈查阅。

四、调档⼈必须是《档案调阅申请单》⾥注明的查阅⼈。五、《档案调阅申请单》由档案管理⼈员留存备查。六、档案借阅时间最长不超过8个⼯作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节档案销毁

⼀、超过保存期，且⽆保存价值的档案应销毁。

⼆、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准⼈核准后⽅可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两⼈以上⼈员共同完成，总经办指定专⼈监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。

五、档案销毁每半年进⾏⼀次，即每年的１⽉和７⽉。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各⼀式⼆份，申请部门⼀份，总经办⼀份。印章使⽤管理规定

⼀、根据公司不同业务的⼯作需要，公司印章有不同的使⽤范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发⽣，特规定如下印章使⽤办法。⼆、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由

总经办统⼀办理。印章刻好后由总经办办理印章登记⼿续，填写《印章管理登记表》（附表1），备案并留好印章样图。三、总经理通过授权赋予⼀些部门对其部门（专业）印章的保管权和使⽤权。由被授权⼈在总经办签字领取印章，指定专⼈保管。

各部门在使⽤印章时应严格遵守印章授权使⽤范围、期限等规定。四、公司印章使⽤范围、保管⼈、使⽤印章审批⼈等规定见下表：

五、印章由指定保管⼈专⼈妥善保管。保管⼈对所负责的印章丢失或盗⽤，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。

六、当印章管理⼈变动或印章在经公司领导审批同意调⾛时，应及时办理交接⼿续，填写“印章管理登记表”。七、印章的使⽤

1、每枚印章使⽤前要由经办⼈填写《印章使⽤审批单》（附表2），并经指定的审批负责⼈进⾏审核。审批⼈要按公司有关规定审查要加盖印章的⽂本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管⼈员后，⽅可使⽤印章。审批⼈对⽂本加盖印证后的⼀切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管⼈须将加盖印章的⽂本连同《印章使⽤审批单》归档保存。

2、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书⾯借⽤申请，并经总经理批准签字后⽅可借⾛，借⽤时须填写《印章借⽤申请表》（见附表3），并必须两⼈以上⼀起办理借⽤⼿续，在借⽤登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使⽤由部门负责⼈全权负责。3、员⼯如需要公司出具有关证明，本⼈应先提出书⾯申请，部门负责⼈审核，总经办签字后⽅可盖章。⼋、责任

1、印章使⽤责任⼈（签字⼈）对印章负有经济、⾏政、法律责任。监印⼈员对违反规定的签印有权拒绝⽤章，印章保管⼈员不得私⾃动⽤印章。若⾮法使⽤印章，⼀经查出根据事件的严重程序给予严厉的⾏政处分或追究其经济、法律责任。

2、若印章在使⽤、保管过程中不慎遗失，则追究责任⼈相应的⾏政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发⽣的⼀切费⽤。证照管理制度

⼀、公司证照由总经办指定专⼈统⼀管理。

⼆、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批⽂等。

如：营业执照、法⼈代码证、法定代表⼈证书、税务登记证、ISP 经营许可证等等。三、证照的使⽤包括借⽤、复印等。四、证照使⽤必须填写《证照使⽤申请单》。五、证照借⽤程序：

借⽤⼈申请→部门负责⼈复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借⽤⼿续→归还借⽤完毕后，应在时限内归还证照保理⼈。

六、证照复印程序：

借⽤⼈申请→部门负责⼈复核→主管副总经理核准→办理借⽤⼿续→归还如证照复印件未使⽤，应⽴即退还证照保管⼈。七、如需使⽤原件，则须总经理核准。⼋、证照复印件必须加盖“再复印⽆效章”。

九、证照保管⼈必须做出登记，认真填写《证照使⽤登记表》。证明管理制度

⼀、证明函的范围包括：介绍信、法定代表⼈证明书、授权委托书等。

⼆、公司证明函由总经办指定专⼈统⼀管理。

三、使⽤证明函必须填写《证明使⽤申请单》，经部门经理核准后⽅可。

四、法定代表⼈证明书、授权委托书须经主管副总经理核准。

五、使⽤证明函必须做好登记，填写《证明使⽤登记表》。六、严禁开出空⽩证明函或外借证明函。

七、证明函开出后，使⽤⼈应妥善保管。如发⽣遗失或被盗，应⽴

即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使⽤，应⽴即退还总经办。⼋、总经办应妥善保管证明函存根。会议管理制度⼀、办公例会

1、办公例会分⼯作例会和专题会议。

2、⼯作例会于每周⼀定期召开，由主管经理主持。会议由总经办召集。3、专题会议必须由主管部门经理提议，通知相应公司部门⼈员后⽅可召开。4、会议都应做好会议记录，必要时应形成会议决议。⼆、部门主管⼯作例会

1、部门主管⼯作例会于每⽉底定期召开。

2、公司经营班领导⾄少应有⼀⼈出席，由总经理召集、总经理或副总经理主持。三、重⼤事项专题会议

1、需由部门经理提议，由总经办统⼀安排。

2、会议由部门经理召集、主持，由主管副总经理核准。四、部门内⼯作例会

1、部门内⼯作例会召开时间由部门⾃定。2、部门经理主持。五、以上会议共同事项：3、所有会议应做好会议记录。

4、会后形成会议纪要，及时传达会议精神。5、会务⼯作由商务部统⼀安排。6、与会者应做好会议准备，准时出席。

7、因故⽆法出席或⽆法准时出席者，应以书⾯形式请假，报上级领导批准，否则作⽆故缺席处理。8、由会议主持⼈负责会议考勤⼯作。9、会间应关闭通讯⼯具，或将其消⾳。保密管理制度

⼀、员⼯在与公司签订聘⽤合同的同时须与公司签署保密合同。1、公司⼯作期间所获得的⼀切技术资料、软件、软盘、⽂件、图纸都属公司所有。

2、机密的技术资料只限在公司资料室内供相关员⼯查阅，特殊

借阅须总经理批⽰。

3、机密资料未经总经理批准不得带出本公司。

4、⽆论任何理由员⼯辞去本公司职务时，员⼯必须交回公司所有的各种物品、软盘、⽂件和技术资料。

5、员⼯在本公司⼯作过程中的发明创造属公司所有。6、员⼯主要利⽤公司的设备、资⾦、场地、材料、技术资料等条件的发明创造属公司所有。

7、员⼯须维护公司利益，不得侵犯、抄袭他⼈专利及知识产权。

⼆、员⼯不得透露本公司市场销售、财务状况、技术情况、设备运营状态、⼈⼒管理、法律事务、领导决定等事项。