采购作业流程图

采购作业流程图

序号 1 流 程 图 材料需求提出并批准 责任单位 需求单位 单位主管 物控主管 总经理 采购主管 老产品 采购员 研发部 采购员 采购员 采购主管 采购主管 采购员 采购员 品质部 研发部门 采购主管 总经理 品管部 物控部 采购员 采购主管 总经理 出纳 相关表单 材料需求单 材料需求单 采购申请单 材料需求单 采购申请单 材料需求单 采购申请单 产品图纸 实样 采购订单 供应商报价单 供应商寻价单 采购订单 采购订单 供应商评估单 供应商寻价单 采购订单 产品检验报告 采购订单 采购订单 产品检验报告 材料入库单 供应商预付款计划 供应商预付款计划 收据；相关原始单据 刘海兵 2007-2-7 2 3 4 5 6 7 8 物控审核 总经理批准 采购部再次确认 新产品 寻找多家供应商 资料收集评估并比对 采购订单制作 批准 审核批准 录入电脑 9 10 11 打样并报价比对 录入日报 质量鉴定 跟踪交期、品质 确定合作并签订合作协议 供应商交货 12 13 14 15 验收入库 每月制作预付款计划 审核批准 出纳付款 16 批 准 日 期 归案 审 核 日 期 出纳 制 表 日 期 深圳大富豪家具制造有限公司

采购作业管制程序

1、目的：为有效监控采购过程，降低采购成本。并满足公司生产经营活动，特制订如下操作管理办法。 2、适用范围：

2．1、适用于本公司A、B类（生产主料）物料采购过程。 3．职责

3．1采购主管

a) 负责供方的审核；

b) 负责组织供货业绩的考核与评估。 3.2 采购部

a) 负责调查、初选，参与评价供方，提交合格供方的报告；

b) 负责确定采购物质的采购要求；制定物质的采购计划/订单，跟催交货； c) 负责供方供货业绩的考核和评估。 3.3 产品开发部

a) 负责提供所有产品的原材料、主要辅助材料、外协外购件的规格和技术要求； b) 对供方评价时协助采购部评估其技术能力。 c) 协助采购对特殊材料的鉴定与评估工作。 3.4 物控部

a) 依据生产计划、物料库存状况、安全库存量等资料负责编制原材料、辅助材料的需求计划； b) 负责采购物质数量的验收、入库、储存与发放。 3.5 品管部

a) 负责采购物资的检验和试验，参与对供方的评价； b) 负责向采购部传递供货的质量信息，参与业绩评估。 3.6 财务部负责采购资金的预算、结算。 4. 工作程序：

4.1 供方的选择、评价和合格供方的监控（只限A、B类生产物料的供应商）： 4.1.1 择选的供方应具备的基本条件如下：

a) 供方应合法登记，注册、相关证件齐全。

b) 供方应具备基本的生产设备、检测设备及良好的信誉等。

c) 供方应具备生产、交付和服务能力，有足够的生产提前期，确保按时运送的能力。 d) 供方的质量管理体系运行状况，其质量控制和保证能力。

e) 其他方面，如与履约能力有关的财务状况和价格方面的优势等。 f) 供方在所供产品数量、交货期与规格发生变化时的应变能力。

g) 供方的地理位置，对其他买方的依赖程度，是否存在优先满足其他买方需求的风险。

4.1.2 采购部负责采取相应的措施如现场调查、问卷调查等形式，对供方的能力进行调查，填写《供方能力调查表》，向供方了解上述情况，并经采购主管审批，确定初选合格的候选供方。

4.1.3 根据采购的物资对产品质量的影响程度，针对不同的供方采取不同的评价方法：

a) 样品评价：采购部根据拟采购产品的采购要求，向供方提出样品检测要求（送样和提供产品质量报告），

公司对样品进行检测、评价试用。

b) 对供方质量管理体系的现场评价：采购部会同品管部、开发部、工厂生产部等部门的人员到供方对其产

品质量状况、质量管理体系现状、生产设备、检测手段、人员结构、服务和技术能力等进行现场评价。 c) 对历史情况的评价；采购部应对供方已往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货及时率、

信誉度、顾客满意度等情况进行评价。

d) 对比其他使用者的使用经验采购部应通过某些渠道，了解供方其他客户使用同类物质的经验，评定是否

符合本公司的使用要求。

4.1.4 实施供方评价

a) 对提供A、B类物资（参照本程序4.41规定）的供方，必须采用4.1..3中最少二种方法进行评价；对其

他类物资的供方，可选用4.1.3中至少一种评价方法进行评价。

b) 采购部组织相关部门按上述要求实施供方评价，在《供方评价表》上记录评价情况，由相关部门会签意

见后，报总经理审核。

4.1.5 合格供方的确定

a) 合格供方的资格条件：

1) 已取得ISO9001质量管理体系认证的厂商； 2) 按4.1.3的评价方法，经评价合格的厂商； 3) 特殊原因经总经理特批或指定的厂商。 b) 采购部依据经审批后的《供方评价表》，参照资格条件，对供方进行综合分析、比较、选择出合格供方，

填写《合格供方名录》，并同《供方评价表》报采购主管审核，呈总经理批准。经审批后的《合格供方名录》应分发到体系办、会计部、品管部、工艺技术部、产品开发部、物控部等，以便作为日后对合格供方的监控依据。

4.1.6 合格供方的监控和评估：

a) 供货业绩评估

采购部依据品管部提供的材料的检验报告/验退报告和物控科提供的材料入库单据，记录每批供货的质量状况；使用《供方供货业绩评估表》对供方的供货业绩每季度进行评估，质量占60％，交货期占20％,其他（如配合度）占20％，经评估总分低于60分的供方，取消其合格供方资格（留用需采购主管批准，如果第二次再次评估低于60分的供方，如果需留用必须由总经理批准方可执行）。 b) 定期、不定期评价。

每年12月份，由采购部组织体系办、品管部、物控部、依据材料报告、供货业绩评估表、供方提供的有

关材料质量状况的资料、《购销合同》等，对在册的合格供方进行评估，参照4.1.1所列条件，由采购部负责填写《供方评价表》（注名年度考核），采取适当的评价方法对供应方进行考核（需要时走访供方）。对考核后认为达不到规定要求的供方，采购部将取消其合格供方资格，特殊情况参照4.1.6A项。 4.1.7 合格供方档案管理

由采购部负责建立并保存合格供方档案，应包括如下内容： a) 供方能力调查表、供方评价调查表及有关的证明材料； b) 有关的产品质量状况报告、供方供货业绩评估表； c) 其他相关的协议文件。

4.2. 采购信息：

4.2.1 采购信息应清楚准确地表达拟采购产品的要求，适当时可包括：

a) 有关产品工艺技术、质量标准要求； b) 有关供方质量管理体系的要求；

c) 有关产品提供流程要求，如样品检测、验证方法，验收标准、放行方式、让步申请等； d) 有关供方人员资格要求。

4.2.2采购信息的表达方式可以是合同、技术协议、采购订单等形式。 4.2.3 采购员使用采购信息时应认真核对其与采购产品和工艺的符合性。 4.3 购销合同/协议的审批和签订

4.3.1 对A、B类物资（参照4.41）的供方，经招标或其他方式确定其三家以上供货商资格后，应与其达成合同或协议的意向。

4.3. 2合同/协议内容经供需双方基本达成一致后，其内容条款经公司领导确认。

4.3.3 合同签定前，应对供方排出人员的身份和资格进行验证，以保证签订合同的有效性。 4.3.4 “购销合同”签订后，采购部应将报价单（合同附件）交会计部作为结算依据。 4.4 采购过程控制： 4.4.1 材料分类及申购：

见《原辅材料管理制度》

4.4.2 采购订单发出前，应核对拟采购物资的品名、规格、数量、图纸、标准及有关外协件的加工要求等必备资料是否备齐。

4.4.3 采购部必须与合格供方恰谈与之相关的价格、质量等相关业务，进行采购（4.4.5的情况除外）。

4.4.4 采购部应在《物料跟催统计表》上记录供方交货情况，确保供方按时交货；遇有异常情况，应采取相应措施，以保证生产的顺利进行。 4.4.5 例外采购：

若应A、B类物资的合格供方发生终点质量问题，或因不可抗拒的原因不能供货时，采购部员提出，采购主管审批同意后，可实行例外采购，批次价格在10000元以上的需总经理批准后方可采购。但应按本程序的有关要求对供方进行适时评估和控制。 4.5 采购物资的验证：

采购物资的验证应按采购合同或订单中的规定要求进行。

a) 当本公司需要在供方现场验证所要采购的物资时，验证的具体安排和产品放行的方式在相应合同或订单

中说明；由采购部组织品管部门的人员参加（必要时可请研发部门人员参加），品管部应出具来料检验合格报告，作为物资进厂的依据。

b) 当顾客要求在供方的现场验证原材料时，采购部应与供方联系，协助顾客完成验证工作。

c) 一般情况下，由供方将订购的物资送到本公司材料仓库，再由品管部来料检验员检验或试验，由物控科

按规定进行点收，详见《产品的监测程序》。

4.6 采购资金的准备和结算：

4.6.1 会计部应按《购销合同》或采购订单中与供方约定的规则，按期准备资金，与供方结算货款，应根据《材

料入库单》和发票或收据办理付款手续。

4.6.2 会计部有权对未办理申购单审批手续的采购项目予以拒付。 5 支持性文件

5.1 PT-09 《产品的监测程序》

5.2 MM-IT-01 《原辅材料的管理制度》