工程质量与管理 瞳团囫ｊ圜 浅析建筑工程档案管理的重要性及措施 区惠容 广东广州 ５１００００ 广州建筑股份有限公司第一建筑工程分公司 摘要：建筑工程档案是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。它是建筑工程 项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。本文通过实践工作中对建筑工程档案管 理的重要性和如何加强工程档案管理措施作出简要的探讨。 关键词：建筑工程档案管理重要性 措施 １．建筑工程档案管理的重要性 工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社 会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承 城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资 源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力。通过对它的管 理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会 创造更多的财富。 随着经济建设和城市快速发展，建筑工程越来越多，对加快城市建设、改 善人民生活、促进经济发展有着十分重要的意义。在工程建设过程中会形成 各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护 检修记录等，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质 量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的 利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。（Ｉ）加强对档案 工作的集中统一管理、是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证；（２）工程 档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动 的产物；（３）工程档案是进行城市规划工作的基础；（４）工程档案是城市建设 和管理的重要依据；（５）工程档案是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的 依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；（６）工程档案是城市防灾、挽 灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。 另外，建设工程档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着 不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一；建筑工程档 案是工程建设过程中的真实记录，客观记录和反映工程各个环节的内在联系 和本质规律，对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指 导利用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用：（１）建筑工程档 案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的 支持；（２）建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工 程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工 程档案活力和价值的体现；（３）促进了建筑工程科学技术的研究发展。 ２．加强建筑工程档案工作的措施 ２．１从工程合同或协议的签订开始完善工程档案 从以往的工作经验来看，仅依靠制度的完善是远远不够的，必须有相应 的手段作为保证，使权利和义务得到对等，互为保证。在工程合同或协议的签 订过程中，把工程文件材料的积累、整理、归档等内容，作为合同独立的条款， 纳入其中。在各项招标文件和合同中对承包人应提交竣工文件材料的名称、 内容、编制要求，归档份数，时间，费用，质量要求及违约责任等提出具体要 求，并进行明确条款约定，直接与竣工验收、资金结算挂钩。同时，在和监理单 位签订合同时，也明确监理单位对竣工资料的监督审核和向建设单位提交监 理档案的职责。 ２．２把工程档案工作纳入项目建设计划，指挥部年度考核计划及工程技 术人员的岗位职责 在目标考核中，作为项目建设考核及部门和人员年度考核的重要内容之 一，确定责任目标，严格考核制度，使指挥部各部门和工程技术人员扭转对工 程建设档案的不重视态度，从而在工作中做到理解、配合以至主动向档案部 门移交资料。 ２，３加强对工程档案管理的投入 企业领导应加强对档案管理人、财、物的投入，加强对档案工作尤其是档 案基础建设的领导，强化单位主要负责人的档案管理现代化意识，树立历史 责任感，把档案管理基础建设放在应有的位置。一是档案管理基础建设要列 入办公自动化建设规划，同时建设，同步发展，不能滞后于办公自动化，以避 免造成不应有的损失。二是要保证必要的档案现代化建设投入。档案管理现 代化科技含量高，需要的投资也较大，经费要列为专项，以避免档案经费这里 挤一点，那里挤一点的状况。三是下决心为档案部门配足备齐相对先进的设 备，包括计算机、传真机、读卡器、刻录机、记录机、扫描仪、数码摄像机等，为 档案管理现代化创造良好的物质基础。四是抓好使用计算机对档案的管理， 加快档案管理应用软件的研制开发。 ２．４加大档案管理人员的学习培训力度，提高档案工作人员的自身素质 和业务技能 一是档案人员要加强学习，刻苦钻研，拓宽知识面，打破因循守旧，安于 现状的思想，勇于开拓创新，提高学识水平，掌握利用现代化科学技术进行档 案管理的方法和技能。二是加强培训，通过业务知识培训，了解电子文件形成 的规律，特点和文件处理的过程，方法，熟悉电子档案保护技术的基础知识， 基本原理和方法技术，以适应档案工作发展的需要。实现由手工操作到自动 化管理的变革，从而大大提高工作效率，减轻工作强度，加快档案信息传输速 度，使档案价值得到更充分的体现。三是加强教育，使档案工作人员树立较强 的爱岗敬业，乐于奉献精神，耐得住档案工作的烦琐和寂寞，经得住外界的干 扰和诱惑，消除畏难情绪。提高求知兴趣，增强服务意识，安心档案事业，通过 辛苦劳动，实现自我价值。 ２．５确保建筑工程档案质量 ２．５．１重视竣工图的质量。竣工图是工程项目建设的实际反映，是项目档 案的重要内容，竣工图的质量是验收档案的重点核心部分，项目参建各单位 应按时提交合格竣工图；工程项目竣工验收前，建设单位应组织参建单位负 责人，工程技术人员和有关档案人员，依据竣工图的检查程序和要求，对竣工 图的编制质量与整理情况进行彻底检查，发现不准确的要及时进行修改和补 充，以确保竣工图质量。 ２．５．２重视建筑项目档案的完整性，原始性积累控制。档案是直接反映建 设项目档案管理工作质量和工程质量的重要载体，档案原件是解决工程质 量，经济纠纷的重要依据和凭证，因此保存工程档案原件的重要性不言而喻。 建筑工程归档文件材料内容完整齐全，是确保真实反映项目全貌的依据。保 证项目档案的完整性，必须重视工程前期工作阶段和工程的初期工作阶段有 关文件材料的收集工作。工程开工初期，因工程项目管理制度，控制措施，各 方人员尚未完全到位，极易造成对已形成的文件资料管理无序而导致散失。 ２．５．３做好建设工程质量的记录。任何一个建设工程都有立项、可行性论 证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程，每一个步骤和环节都有它 的质量标准，其活动过程和内容都有真实的记录。其记录、竣工图经过整理、 立卷、归档、形成建设工程档案，是反映工程内在质量的重要内容。工程实物 体的质量缺陷其外表很直观，很容易被人们发现和重视，而工程建设项目档 案的内在质量缺陷就不容易被人们发现，通常是在利用档案信息的过程中发 现与实际情况大不一致时，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建设档案质 量与工程施工质量同等重要，二者缺一不可。 ２．５．４工程档案的内容应系统、完整、整理规范，便于保存、查找。工程档 案是工程建设活动中的第一手材料，要如实地反映真实情况，不能伪造，应具 有准确性和原始性。对工程质量评价，各职能部门对工程的鉴定意见应客观 公正。工程建设活动形成的文字材料、图纸、声像等要力争齐全完整。 ２．５．５加强隐蔽工程质保资料的质量控制。工程质保资料是工程质量和 监督过程的实际记录，它既反映了施工单位的工程质量，档案质量情况，也为 工程竣工后正常使用提供了依据和保证，同时为工程在使用过程中出现的质 量问题提供技术查考数据和补救措施。因此，做好质量保证资料是一项十分 重要的工作。 （下转第１９６页） ‘１８７。 舀圈四 圈 工程质量与管理 各工种人员等方面。设计部门审核设计变更的必要性、合理性，成本部门严格 审核施工过程中的设计变更和签证，严格按合同审核付款，确保项目的顺利 完工和成本控制的落实。 ５、竣工阶段 或部门要实行奖励。另外在此基础上认真做好财务评估，分别从项目的赢利 能力、资金回收期、资金筹集以及风险等方面评价，从整体上和经济的角度评 价该房地产项目是否可行。 ２、设计阶段 成本管理的标准化模板中设计阶段是基础。主要通过以下几个方面加强 设计阶段的成本管理：（一）通过设计招投标和方案竞标的方式，在运用设计 标准化模板的基础上，缩短设计周期优化设计方案，择优选择专业能力强、综 合素质好的设计团队。加强对设计公司的管理与协调，坚持设计全过程的优 化。（二）加强标准化设计模板的制定和设计模板标准化的合理应用。应根据 企业自身的实际情况从精准的客户定位、市场定位、系列化产品定位等方面 竣工结算阶段是检验成本管理标准化模式是否合理、科学、实用，并且完 善、补充成本标准化模板数据库的内容。标准化模板的广泛应用使施工过程 中的签证及设计变更得到控制，使竣工结算价在预计范嗣内。施工过程ｒｆ１施 工现场的科学管理，同时也防止索赔事件的发生，使得合同外增加的费用在 可控范围内。 制定一套标准化设计模板，并通过相关专家的认证，打造符合市场需求又优 化成本的设计模板。这就需要企业在设计上下功夫，在符合限额设计的同时， 对符合市场需求的住宅进行深入的研究和优化。如：住宅的不同平面布置和 构造在符合国家及当地设计规范的前提下优化含钢量、砼的含量及合理的窗 地比等造价指标，尽可能达到工程造价成本的最优化。（三）通过合同规范设 计单位的责任。明确限额设计的内容，包括含钢量、砼的含量及合理的柱距取 四、结束语 成本管理标准化模式的运用需要房地产开发企业树立有效的、全员的、 全过程的制度做保障，成本管理标准化模板的开发需要房地产开发企业有同 类型项目开发的经验数据的积累，也需要房地产开发企业投入一定的技术力 量和人力成本来建立成本管理标准化模式的数据库，这些对于中小型或开发 量有限的房地产开发企业可能会有难度，这就需要房地产业相关部门联合房 值及控制和奖惩条款，以及设计单位应承担的风险。（四）明确设计阶段成本 地产开发企业共同建立成本标准化模式数据库的平台，实现资源共享。另外 控制的要点。处理好质量与成本的关系，设计阶段具备成本的最大可控性和 房地产行业毕竟受国家宏观调控、土地、融资等政策影响，因此，房地产成本 决定权，是成本控制的关键，标准化模板的运用是保持设计技术先进、经济合 管理标准化模板还需要宏观经济指导，需要一些更深刻的宏观经济综合理论 理的保障。 加以完善，这也是成本管理标准化模式中没有考虑到的方面。探索新形势下 ３、招投标阶段 房地产成本管理的运行机制，是我们成本管理人员研究和学习的方向。 成本标准化模板的制定对招投标阶段有实质性的促进意义。（一）招标部 门根据成本管理了解相应的单位工程和分部分项工程的经济指标，甚至于可 参考文献： 以按照设计标准化模式的图纸提前完成大部分的工程量清单的编制，少部分 【１】张立萍，房地产企业开发成本的控制，（Ｊ］．商业经济，２０１２（９） 工程量清单可以按照实际情况进行调整。一方面缩短了编标的时间，另一方 ［２】柯于勋，房地产企业现代成本管理体系探讨，［Ｊ］企业研究，２０１２（９） 面在招投标的过程中标准化模板的运用确保了施工图设计的质量和深度，为 【３】陆庆强，浅谈房地产开发项目如何进行成本控制，ＣＪ］－３代经济，２０１１（３） 招投标顺利进行和固定总价合同的订立提供保障。（二）成本标准化模板内容 ［４］张小文，浅析中国房地产开发企业成本管理模式的创新，［Ｊ］．科协论坛 也包括合格供应商、施工单位和分包商资料库的建立，对这些入库的单位形 ２００７（０５） 成良好的约束和激励机制，双方形成双赢的局面，也尽可能的避免了转包、违 ［５］刘丽卿，新形势下房地产企业成本控制的探讨，［Ｊ］商业经济，２００９（１２） 反合同约定等不诚信事件的发生。（三）成本标准化模板的推行，在招投标中 招标单位基本了解标的的合理范围，于是不合理低报价和串标后抬高报价的 作者简介 情况基本得到遏制，为成本控制奠定了基础。 本Ａ，－１９８８年上海城建学院毕业，在国家医药管理局上海医药设计院工程经济 ４、实施阶段 室工作了九年，在此期间主要从事预决算的编制、审核及预决算项目负责人 的工作，１９９７年离开设计院，从事房地产成本管理工作至今已有十六年，经 成本和各相关部门的配合，标准化模式的运用使得在施工过程中设计变更减 历了分别从预决算、合同、招投标管理到系统的成本管理工作的过程．在此过 少，工程部按照施工的流程制定施工过程中的标准化模板，内容包括制定影 程中经历了房地产市场的起起落落，也带来了成本管理的巨大转变，从事系 响质量的技术关键节点操作细则，以免由于质量问题返工，增加成本延误工 统的成本管理工作后，经常会碰到由于管理体制上或者成本管理系统不健全 期；根据以往的经验制定容易发生工程签证的节点操作细则，控制签证的数 等等的问题，阻碍了成本管理精细化的进程。这篇论文是我根据这十几年的 量；运用项目管理工具和知识制定项目进程、时间进度安排的细则；制定现场 工作经验结合当前成本管理工作的要求写的一些想法和探索，希望能给大家 施工管理细则，内容包括科学安排材料设备进出场、文明施工以及合理调度 些启示 一成本管理标准化模板在施工过程中推进需要房地产企业的设计、工程、 （上接第１８７页） ３结束语 总之，工程档案与工程质量之间有着密切的关系，工程档案是工程质量 的依据，工程质量离不开工程档案，二者相互依存。工程档案管理要把工程档 案的质量视为工程２质量管理同等重要来抓，搞好建设工程档案管理一定要 采取积极有效的方法和措施，提高建设工程档案的质量，在促进企业自身现 代化管理的同时，更好地为社会主义经济和发展服务。 （上接第１９０页）项目的重中之重。 参考文献 …赵建恩，马玉新；建设工程质量管理的实践与探索卟河北建筑工程学院学 ；￣ｇＬ；２００５年０２期 【３】王冬详；李松；建筑工程项目的质量控制方法研究卟科技风；２００８年０９期 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