兰台纵横 做好人事档案收集整理工作的重要性及建议 文／秦艳菊 在当前机关单位管理中，人事档案管理工作对于单位 以后的发展有着重要的作用。我国人事档案的收集、整理 工作受到各单位的重视，其中档案管理人员的专业素质对 于工作的开展起到重要的作用。本文将从人事档案收集、 员对人事档案工作的管理。当前，信息技术不断发展，要 利用先进的技术做好档案管理工作。在录人档案资料的过 程中要认真细心，防止出现错误，影响到后期信息的获 取。对于档案中一些重要的履历情况，要做好相应的整理 整理工作的重要性方面进行分析，提出相应的措施。 人事档案主要是记录个人情况的文件资料，其中包括 员工的履历、政治历史等一些情况，可以充分反映出一个 人的个人品德和生活作风，记录一个人成长的过程，人事 档案对于人事工作有着重要的作用。在一些国家机关或者 人事单位，其人事档案在单位的招工、人员的调动方面有 着重要的作用。当前社会信息技术不断发展，人事档案作 为对个人信息记录的重要载体，在管理方面也逐渐进行发 展和完善。人事档案管理的传统模式已经不能够适应当前 社会发展情况，需要在新的发展时期充分发挥人事档案管 理作用。 一、人事档案收集整理工作的重要性 当前社会市场经济快速发展，市场竞争Ｅｌ益激烈。单 位之间的竞争也是人才之间的竞争，在社会快速发展的阶 段，做好对人才的管理，能够更好地促进机关单位的发展 和进步。因此，需要做好人事档案管理工作。人事档案可 以更加充分反映出人才的个人经历，这对于单位中人才的 发展有着重要作用。在进行人事档案管理工作中，人事档 案资料的整理和收集是十分重要的。人事档案的收集、归 档和整理是一项专业性很强的工作，需要人事档案管理人 员具备一定的管理素质。只有这样，才能够有效地做好对 人事档案管理工作，能够为单位提供有价值的信息。 二、人事档案收集整理工作的建议 １．提高人事档案管理工作的意识。对于人事档案管理人 员来讲，要意识到人事档案管理工作的重要性。人事档案 管理涉及到的内容也是相对比较多、比较复杂的，其中包 括人事劳资类、业务类等方面，任务量比较大，而且整理 的过程也相对比较复杂。一些单位的管理人员对于人事档 案的管理工作认识不到位，认识不够，在进行管理的过程 中，只是随便应付完成，忽视管理中的一些细节问题。这 种思想意识不利于人事档案工作的管理，也不利于人才的 安排，所以需要不断提高人事档案管理人员的意识。例 如，在人事档案工作管理过程中，需要安排专门的工作人 ７０ 工作，需要管理人员具备认真负责的态度。 ２．实现人事档案管理工作的信息化。当前社会信息技术 不断发展，信息化技术在单位发展中起到重要的作用，促 进了单位的快速发展。运用信息化技术手段对人事档案管 理工作也是新时期的重要发展方向，便利了人事档案的查 阅。其中使用到的信息技术，主要包括扫描仪、计算机等 相关技术手段，可以有效实现人事档案的信息化管理，构 建人事档案管理信息系统，提高人事档案管理的效率。当 前的人事档案管理工作需要管理人员具备相应的个人素 养，要熟悉相关计算机软件的使用，要有认真负责的态 度，具备相应的管理能力。 ３．定期进行人事档案的收集整理工作。在人事档案管理 过程中，要定期进行人事档案的收集整理工作，要对不同 类别的档案进行分类整理，要不断引人新的技术手段。在 实际操作过程中，要做好对档案的收集和归档。及时对于 遗留的相关问题进行解决，减少一些遗留问题的存在。不 断更新人事档案的材料，充分保证档案的完整性和真实 性，能够为后期人员的安排提供一定的基础。在以前的档 案管理中，都是一些关于个人的资料，很多的档案资料没 有得到更新，导致在档案整理中不能够得到一些有用的信 息。相关的机关单位人员需要不断进行档案的更新和整 理，保证档案信息的完整性，要提高人事档案的管理效 率，同时还需要做好对管理人员的培训，提高人事档案管 理人员的工作能力。 综上所述，人事档案管理工作对于企业和国家的发展 有着重要的作用，能够为企业提供更多的人才资源。当前 随着信息技术的不断发展，在新的社会环境下，人事档案 的管理工作也是十分重要的，需要利用先进的技术进行人 事档案管理，可以有效地提升人事档案管理工作的效率。 要注重人事档案的科学化管理，做好目录的编制、检索和 资料的传阅，提高管理效率，为以后的查阅工作奠定一定 的基础。 （作者单位：中共蛟河市委老干部局） ２０１７ ６兰台内外