XX集团人事档案管理制度
第一章、总则
第一条：为规范人事档案管理工作，提高级案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为艾普集团各项工作服务，特制定本管理制度。
第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部份，也是集团档案工作的重要组成部份。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔利用员工的重要依据。
第三条：本制度适用于艾普集团总部及其各子公司。
第二章、管理职责
第四条：集团人力资源中心人事档案的管理职责就是——
a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范； b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查； c、负责艾普集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作； d、负责艾普集团各中心、部门的员工人事档案管理工作；
e、负责艾普集团各子公司部门领导及其以上的所有管理人员的人事档案管理工作； f、负责对各子、分公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。
第五条：集团人力资源中心人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求成立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。
第六条：各子、分公司人力资源主管部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求成立规范的人事档案管理；负责管理部门领导级以下的所有员工人事档案管理工作。
第三章、人事档案内容
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第七条：人事档案正本，是由历史地、全面地反映员工情形的有关材料组成，主要有如下几类：
a、履历材料（包括个人的简历资料）； b、自传材料（包括艾普集团职位申请表）； c、鉴定、考核、考察材料； d、学历和评聘专业技术职务材料； e、奖励及处分材料；
f、培训记录及外训协议等材料；
g、劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料； h、目标责任书、保密协议； i、其他可供企业用人参考的资料。
第八条：人事档案副本，是人事档案正本中主要材料的复制件。由正本中的以下主要材料组成：
a、近期履历材料； b、主要鉴定、考核材料；
c、学历、学位、评聘专业技术职务的材料； d、奖励及处分材料； e、任免呈报（审批）表；
f、身份证、户口本等身份证明文件的复印件。 其他类别如有重复的重要材料，也可归入副本。
第四章、档案编号管理
第九条：各级人力资源管理部门必需依照HR管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，并每10个档案做一个小标记、50个档案做一个标记、每100个档案做一个大标记，方便查找。
由其他单位转入的员工档案，仍依照其原来的员工编号进行管理的，并分类存档管理。
第五章、人事档案的搜集与整理
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第十条：日常搜集员工履历表、转正定级审批表、各类奖励、职务任免、异动表、续签合同样材料。
各子公司人事档案管理人员必需在每次大型招聘会结束后的三日之内，必需将新进员工的人事档案搜集、整理并进行归档。
日常新进人员的人事档案必需于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案搜集、整理并进行归档。
每一年1月份搜集员工聘用晋升审批材料、年度目标责任书等；每一个月月初收月度相关的目标责任书；其他人事档案资料要按时进行搜集、整理并及时归档。
第十一条：各分、子公司人力资源部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。
一、新员工报到时
新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同员工的工号相同）、员工姓名、性别。办理完试岗调派手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：
⑴、《职位申请书》（必需要有初试、复试、录用的审批人签字及录历时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；
⑵、身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；
⑶、《试岗通知单》（部门留存）。 二、员工办理正式入职手续时
办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： ⑴、签署好的《担保书》；
⑵、《试岗通知单》（必需有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）； ⑶、《录用通知单》、《实习协议》。 3、员工办理转正手续时
员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必需将以下资料搜集齐后，归入该员工的档案袋：
⑴、员工保管的《实习协议》和《录用通知单》； ⑵、该员工的《转正申请表》、《转正通知单》； ⑶、《劳动合同》； 3
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⑷、《竞业禁止合同书》。 4、员工办理调动手续时
各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案案内，具体的资料有：
⑴、《人事异动审批表》； ⑵、《员工调动工作移交表》；
⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；
⑷、《调令》。
五、员工办理离职手续时
各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必需装入的资料有：
⑴、该员工的书面离职申请书；
⑵、该员工交回的自己保留的《劳动合同》、《竞业禁止合同书》、《转正通知单》； ⑶、《离职申批表》； ⑷、《员工离职工作移交表》；
⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。
六、员工受到表扬等与人事相关工作时，需要归档的资料必需第一时刻（三天之内）归档。
第十二条：每一年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的搜集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。
第十三条：在整理进程中,不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。
第六章、人事档案的借阅与移交
第十四条：凡借用人事档案，必需填写《人事档案借阅记录表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经分管人力资源的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必需在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。
成都区域内的所有人事档案的借阅必需经集团人力资源中心负责人批准后方可借阅。
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借阅档案的人员，对档案应妥帖保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。
第十五条： 人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变更移交两种。
第七章、其他规定
第十六条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必需成立档案正本，是不是成立副本，按照工作需要由人力资源部自行肯定。
第十七条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。
第十八条：不得擅自处置或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。
第十九条：集团人力资源中心按期或不按期地对各子、分公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发觉不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，惩罚人事档案管理员50—200元，其人力资源主管部门负责人惩罚100—200元，其所属各子、分公司领导负连带责任，惩罚50—200元。
第二十条：各子、分公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档案管理人员的变更（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必需报经集团人力资源中心，批准后方可执行，不然直接惩罚当事人50—200元，各子、分公司相关领导承担连带责任，惩罚50—200元。
第二十一条：奖惩投诉
员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下能够越级投诉，也能够直接投诉到集团员工服务热线。
受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。
一、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，能够对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。
二、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事的，能够对投诉员工予以行政记过惩罚。
第二十二条：以上鼓励条款在集团人力资源中心出台《员工奖惩管理制度》后，
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自动并入和作废。
第二十三条：本制度最终解释权归集团人力资源中心。 第二十四条：本制度从下发之起实施。
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人事档案借阅申请表
日期：20 年 月 日
申请单位 借用查阅人事档案事由 借用查阅人事档案内容 被查阅 单位部门 部门经理 被查阅人 人力资源部负责人意见 集团 人力资源中心意见 集团 查阅档案编号 申请部门 申请人 公司领导意见 集团7
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人力 分管副总裁意见 总裁意见 8
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人事档案借阅记录表
档案借阅人信息 序日期 时间 单位/部门 借阅人 单位 档案归属人信息 被借阅人 档案编号 归还日期 归还时间 档案保管人 9
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人事档案移交表
单位 部门 档案归属人 档案编号 1、 需调动档案信息 档案调出档案人力资源部门负责人签字 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 档案调出单位档案管理员 手续会签 上一级人力资源部意见 档案调入档案调入档案人力资源部门负责人签字 单位档案管理员 集团人力资源中心意见
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