公司文件管理规定
第一章 总则
第一条 为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定.
第二条 文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等.本规定中，公文指公司内外部发文文件,是具有法定效力和规范体式的文书.
第二章 公文管理
第三条 公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。
第四条 公文种类与应用范围
1.公文种类:决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
2。公司常用文种应用范围
2。1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。
2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。
2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项.
2.4通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
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2.5报告:适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
2.6请示:适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。 2。7批复:适用于答复下级单位的请示事项.
2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2。9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。
2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第五条 职责权限
1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管.涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。
2。行政公文由总经理签发,制度规定类文件由法人代表签发,公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实.
3。各部门不得自行向上、向下发送正式公文. 第六条 发文规则
1。发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示和报告.
2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文.
3.公文的编号由综合部编写，发文字号简称为：XX公司发［XXXX]X号。
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4.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送.
5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的，应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。
6.“报告”不得夹带请示事项。 第七条 发文办理
1.发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序。
2.草拟公文时,应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；应当写明具体的年、月、日；应该使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。
3。拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。
4。公文送总经理签发前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本规定的规范等。
5.经总经理签发的公文,在正式印制前，综合部应当进行复核,重点是：审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全等。
6.公司发文严格登记、签收手续。 第八条 收文办理
1。收文办理包括登记、编号、拟办、批办、阅办、归档等程序。
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2。外来文件由综合部登记，统一编号拟办，送总经理批示，根据批示意见印发相关部门、人员阅办，办理完毕由综合部统一归档保存.
3.主办部门负责协调、催办公文所述事项,协办部门应积极协助办理。 第八条 公文格式
1。公文用纸幅面尺寸及版面要求
1.1幅面尺寸：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm.GB/T 9704—2012
1.2版面
1.2。1页边与版心尺寸:公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口(左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
2.字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整.
3。行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心.特定情况可以作适当调整。
4.文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 5.公文格式各要素编排规则
5.1份号:如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行.
5.2密级和保密期限：如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
5.3紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期
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限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
5。4发文单位标志:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。
5.5发文字号：编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第\"字，不编虚位（即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号\"字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 5。6签发人:由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字.
5。7标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
5。8主送单位：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。
5.9正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字，回行顶格.文中结构层次序数依次可以用“一、\"“（一)”“1.”“（1）\"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
5.10附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件\"二字，后标全角冒号和附件名称.如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件:1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
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5。11发文单位署名、成文日期和印章:一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内；成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
5。12成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01）.
5.13附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行. 5。14附件：附件应当另面编排，并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
5.15抄送单位：一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称,回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
5.16印发单位和印发日期：一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字,印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 6。页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字,双页码居左空一字.GB/T 9704—2012
7。公文的特定格式 7。1信函格式
发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办单位标志。
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发文单位标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细)，距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗），居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列.
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行.
首页不显示页码.
版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方. 7.2命令(令）格式
发文单位标志由发文单位全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，推荐使用红色小标宋体字.
发文单位标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。 7。3纪要格式
纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，推荐使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单，一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席\"二字改为“请假\"或“列席\"外,编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。
第三章 一般性文件管理
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第九条 除公司公文外，其余文件定义为一般性文件，其中，公司各类管理制度、规定、办法按程序签字生效.除通知外，一般性文件没有固定的格式,但必须标有页眉页脚.
第十条 机密文件由综合部负责保管，其余文件由相关业务部门自行保管。各部门应对文件按时间、内容、名称等分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集齐全，存档备案。
第四章 附则
第十一条 各部门应及时处理文件，需紧急处理的文件以电话、传真、邮件等方式催办。
第十二条 如违反以上规定或遗失、未经同意销毁文件者，给予人民币200元/次的罚款处罚.
第十三条 本规定解释权归综合部，自签字下发之日起执行。 附件:1.《文件签发单》 2。《文件阅办单》 3。《发文登记表》 4.《收文登记表》
1.文件签发单
XX公司文件签发单
XX公司发〔2017〕 号
缓急 密级 8
签发： 年 月 日 会签： 年 月 日 主办部门负责人 核签 综合部 审核 份数 拟稿人 日期 标题： ………………………………………………………………………… 主送： 抄送： 附件： 备注： 2.文件阅办单
编号 发文单位 收文日期 9 发文字号 份数：
标题 附件 综合部拟办 批示意见 传阅意见 办理结果 说明：1.签署意见时需落款+日期;
2.办理结果由承办部门填写。
3.发文登记表
文件名 发文字号 部门 签收人 意见 收发文日期 经办人 日期 4。收文登记表
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序号 文件名称 份数 发文单位 收文日期 收文编号 备注
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