XXXX有限公司 文件管理规定
一、目的
为规范公司文件管理，使之更好地起到上传下达的作用，特制订本规定。
二、 文件分类
公司的文件分收、发两部分，发文指的是以公司名义下发的各类文件（包括下发的红头文件、普通性文件、受控文件）、各部门（子公司）发放的文件、外报材料（含各级各类荣誉申报材料、各级各类社会排名评比材料、各级各类会议讲话材料、各种企业简介和经营数据）；收文指的是政府机关以及其它单位发送至公司且与公司有密切关系的各类文件。
三、行文格式
（一）红头文件按以下类别编写发文字号及主题词：
1、“XX人字”，即围绕“人”的有关内容，包括人事任免、享受待遇、奖励处罚、先进表彰、薪酬福利、养老保险、医疗保险、工伤保险、计划生育等，主题词大类为“人事管理”；
2、“XX管字”，即围绕“管”的有关内容，如机构设置、规划计划、规章制度、现场管理、劳动定额、承包工作等，主题词大类为“企业管理”；
3、XX财字”，即围绕“财”的有关内容，包括财务、税收、金融、仓储、物资等，主题词大类为“财务管理”；
4、“XX综字”，除以上两大类以外的所有内容，包括市场、广告、营销、进出口、基本建设、技术改造、动力设备、产品开发、质
量管理、品牌建设等，主题词大类为“综合管理”；
5、“XX纪要”，指公司会议纪要或专项问题会议纪要，主题词大类根据文件内容分别采用1-4的主题词；
6、“XX函字”，指公司给没有隶属关系的单位发文或公函，主题词大类根据文件内容分别采用1-4的主题词。
（二）红头文件参照《国家行政机关公文处理办法》行文，用A4纸双面打印、正文用三号仿宋字体。
（三）除一般性通知、公告外，带有政策性、制度性及报政府部门、行业协会的大部分文件都进入红头文件序列。
三、起草、审批和发放（上报）程序
（一）公司发文文种分别为：命令（令）、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（二）以公司名义发文，经分管副总经理审核后，由总经理或董事长签发。
（三）公司会议纪要，经总经办主任、分管副总经理审核，由总经理或董事长签发；公司“专项问题会议纪要”由主持召开或委托召开会议的公司领导签发。
（四）以公司名义的发文，由相关部门或责任部门拟稿，该部门负责人校稿，行政部部长核稿，相关副总经理会签，按权限由总经理或董事长签发。
（五）以公司名义发文的统一由行政部盖章后分发（受控文件和体系文件除外），并实行专簿登记。
（六）外报文件由责任部门负责拟稿，由该部门负责人校稿，行政部部长核稿，并视情况报请分管副总经理、总经理或董事长审核同意。内容涉及到相关职能部门的，均由相关职能部门提供或审核有关资料并签署意见。
（七）所有的发文都必须留有原件报行政部备案（受控文件或质量体系文件须交资料室存档）。
四、轮阅管理
（一）行政部负责把纸质文件发放至各部门/子公司，由各单位责任人负责审定传阅范围，附上《文件轮阅单》进行轮阅。所有的外来文件的收文统一交行政部，由行政部负责做好收文登记并进行轮阅。
（二）阅件人阅完纸质文件后不得自行横向传阅，应及时退还给行政部，由行政部交下一传阅人，应及时进行归档，以便查阅。
（三）为防止纸质文件在传阅中产生积压而延误工作，文件在轮阅时，行政部应注意对文件的传阅跟踪管理，做好文件传阅过程中的流向记录，及时催办，及时收回。
五、借阅管理
（一）借阅一般性文件，责任人可自行掌握；借阅秘密级文件，须经部门/子公司领导批准；借阅机密文件资料必须由借阅部门领导审阅后，报行政部部长批准，借阅绝密文件需分管副总经理及以上领导批准，受控文件的借阅按体系文件相关规定执行。
（二）外单位人员来公司借阅文件，需持身份证、介绍信，写明借阅姓名、借阅的文件名称（内容）、借阅时间、借阅的目的等，经公司领导批准后方可借阅。
（三）借阅文件必须履行登记手续。借阅时应注意页数、借阅期限，并由借阅人在登记表签字。
（四）借阅者应注意保护文件，其完整性与整洁性，不得随意进行复印或转借他人，也不准随意涂改，并按时归还。
（五）责任人应对借出的文件进行跟踪、回收、如工作需要，责任人有权在借阅期内收回所借文件。
六、保管要求
（一）行政部负责文件的整理和归档工作，纸质文件的存放按报批件、草稿、正文文件（两份）的顺序存于指定地方，次年年初统一归至资料室。质量体系文件和受控文件由资料室根据程序文件要求进行发放、作废、回收和保管。部门/子公司综合管理科或内部管理负责人负责把发放至本部门/子公司的文件按类型进行整理，以文号或日期的顺序进行存放。受控文件二级管理的兼职档案员要妥善保管好所经手的受控文件。
（二）责任人应按存放顺序编制好文件目录，做好登记工作，以利于查找和利用。
（三）责任人应按文件性质及管理的期限，做好文件的收发、翻印、保密、定期销毁等工作。
（四）如遇责任人调岗、离职等情况离开本职岗位，应及时和接任者进行交接、清点文件，列出书面交接清单，双方签名认可后，由监交人签名证明（监交人必须是接任者的现任直接领导）
七、附则
（一）本规定由行政部负责解释，自发文之日起试行。
XXXX有限公司 二〇一四年十二月十二日
XXXX有限公司文件 XX管字〔 〕 号
主题词：文件管理规定 发布 通知 抄报：董事长 抄送：总经理，副总经理，各部（办）负责人，存档。 行政部 年 月 日印发 打字： 共印 份 密级
XXXX有限公司会议纪要 XX纪要〔ХХХХ〕ХХ号 签发：ХХХ
ХХХХХХХХ会议纪要
会议时间：ХХХХ年ХХ月ХХ日ХХ：ХХ 会议地点：ХХ号会议室 主持人：ХХХ 记录人：ХХХ
出席人员：ХХХ、ХХХ、ХХХ、ХХХ、ХХХ 列席人员：ХХХ、ХХХ、ХХХ、ХХХ、ХХХ 请假人员：ХХХ、ХХХ、ХХХ
（纪要内容）
（注：此纪要模板应用于公司层面会议）
主题词：ХХХХ ХХХХ 纪要 抄报：董事长 抄送：总经理，副总经理，部（办）负责人，存档。 总经办 ХХХХ年ХХ月ХХ日印发 共印ХХ份
ХХХХХХХ会议纪要
时间：ХХХХ年ХХ月ХХ日 地点：ХХ号会议室 主持：ХХХ 记录：ХХХ 纪要〔ХХХХ〕ХХ号 签发：ХХХ
（纪要内容）
（注：此纪要模板应用于部门层面及专题会议）
出席人员：ХХХ、ХХХ、ХХХ、ХХХ、ХХХ 列席人员：ХХХ、ХХХ、ХХХ、ХХХ、ХХХ 请假人员：ХХХ、ХХХ、ХХХ
主题词：ХХХХ ХХХХ 纪要 抄报：ХХХ、ХХХ 抄送：ХХХ、ХХХ、ХХХ，ХХХ、ХХХ，存档。 ХХХ部（办） ХХХХ年ХХ月ХХ日印发 共印ХХ份
XXXX有限公司 内部请示/报告呈批单
编号:
领导批示:
请示(报告)单位：ΧΧΧΧ 负责人(签字)：ΧΧΧ 标题：关于ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ的请示 请示(报告)内容：
ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ。 妥否，请批示。
ΧΧΧΧ年ΧΧ月ΧΧ日
XXXX有限公司工作联系单
编号： 发文单位 主送 呈报 抄送 主题 发出时间 内 容 签 收 编制 审核 批准 注：主送为工作联系内容的主要承办单位；呈报为须报其批准或知晓的公司高层领导；抄送为除主要承办单位外的须协助落实或知晓的其它单位。
XXXX有限公司文件签发单
编号： 发文字号 机密等级 紧急程度 文件标题 附 件 主送单位 抄报单位 抄送单位 主 题 词 拟稿单位 校 稿 核 稿 拟 稿 打印份数 5 会签分管副总经理常务副总经理 年 月 日 审核意见 年 月 日 总经理 年 月 日 年 月 日 XXXX有限公司收文呈批表
编号： 来文 单位 文 件 标 题 来文编号 或时间 拟办意见领导批办承办结果备注 由领导批办，承办单位填写承办结果，处理后文件请归还行政部存档。 XXXX有限公司行政部
XXXX有限公司文件轮阅单
编号： 文件名 轮阅人 意 见 签 字 发文字号 日 期 备注
XXXX有限公司文件轮阅单
编号： 文件名 轮阅人 意 见 签 字 发文字号 日 期 备注
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