机关办公室工作手册

机关办公室 工作手册

努力奋斗｜指定方向｜ 坚持不懈

目 录

办公室工作流程图........................................................................................................ 4

一、综合文稿起草................................................................................................. 4 二、局务会、局长办公会..................................................................................... 5 三、局外会议办理................................................................................................. 6 四、电子公文处理................................................................................................. 7 五、普通纸质文件受理......................................................................................... 8 六、印章使用......................................................................................................... 9 七、文件资料归档............................................................................................... 10 八、实物档案归档............................................................................................... 11 九、 “三密”文件处理 ......................................................................................... 12 十、涉密档案查阅............................................................................................... 13 十一、《情况通报》编发..................................................................................... 14 十二、信息简报编发........................................................................................... 15 十三、新闻稿审批............................................................................................... 16 十四、新闻采访审批........................................................................................... 17 十五、省局市局网站信息报送........................................................................... 18 十六、内外网站信息采编发布........................................................................... 19 十七、网站安全事故应急处理........................................................................... 20 十八、处理人民来信来访................................................................................... 21 十九、来信信息处理........................................................................................... 22 二十、机关财务开支........................................................................................... 24 二十一、专项经费开支....................................................................................... 25 二十二、日常值班............................................................................................... 26 二十三、夜间及节假日值班............................................................................... 27 办公室岗位风险防控要点.......................................................................................... 28 办公室权力清单.......................................................................................................... 35

一、印章管理权................................................................................................... 35 二、机关财务管理权........................................................................................... 35

办公室岗责手册.......................................................................................................... 37

（一）主任岗....................................................................................................... 37 （二）机要保密岗............................................................................................... 37 （三）文秘写作岗............................................................................................... 38 （四）网站管理岗............................................................................................... 38 （五）信访管理岗............................................................................................... 38 （六）财务管理岗............................................................................................... 39

办公室工作流程图

一、综合文稿起草

列出提纲 （根据领导要求，参考各方面材料，列出文稿提纲，送领导审阅同意） 开展调研 （根据提纲，开展实施调研，召开座谈会，听取意见和建议） 撰写初稿 （综合调研情况，消化各种材料，写出综合文稿的初稿） 征求意见 （采取各种方式，征求各有关方面的意见和建议） 修改完善 （根据征求到的意见和建议，对综合文稿的初稿进行修改、完善） 定稿付印

（经过领导审阅或经局办公会通过，正式定稿）

二、局务会、局长办公会

确 定 （①根据局长指示；②汇总局领导指示，提出建议； ③根据局内各单位报送的会议议题，提出建议） 起草通知 批 报 知 通 会议准备 （①会议材料；②会场；③座签；④发言、汇报安排） （签到、会议记录） 会议实施 会议纪要 （3天内完成起草） 批 报 分 发 归 档

三、局外会议办理

文 来 登 记 （接到上级有关部门通知后，立即登记） （与主办单位联系协调，弄准情况，提出参会建议） 拟 办 报 批 （及时报办公室、局领导阅批）

分 办 （根据局领导批示，将会议通知立即转有关科室办理） 存 档 催 办 （协调参会科室的准备工作，汇总局领导、各科室参加局外会议情况） 四、电子公文处理

收 文

收文登记 （办公室文书室） （办公室领导） 发 文

督 办 收文拟办 收文批办 （局领导） 转相关处室承办 （办公室文书室） 办 理 接收文件 （办公室文书室） 初 审 审 核 （办公室领导） （办公室文书室） 登记编号 （办公室文书室） 排版印刷 签 发 （局领导） 处室校对（相关处室拟稿人员） 送排版 （办公室文印室） 发 封 （办公室文印室） （办公室文印室）

办 结

五、普通纸质文件受理

收文登记（收文人） （办公室领导） 呈局领导批示 （收文人） 收文拟办 送相关部门承办、办理 （收文人）

催 办 办 结 六、印章使用

（发文以外的用印由用印单位在本单位填写用印单，报本科室负责人签字审批 →用印单位送分管局领导审签→如局领导不在，可由办公室主任代为审签） （用印人员审核用印程序合格后加盖公章。时限要求：检验符合用 印情况后当时盖章；办发文用印一般在1-2个工作日内盖章） 填单审批 审核盖章 留底保存

（用印单保留存根） 七、文件资料归档

（①将需归档的年度文件按照主办承办科室进行分类； 立 ②正式发文包括已加盖公章的文头纸、正式文件） 卷 （①按照文件规格从高到低排序；②以件为单位，按要求包装；③加盖本单位 存档专用章，注明单位、年度、保管期限、件号；④每卷连续排号，按有关要求在第一卷前加附归档文件目录，在每卷后加附本卷说明；⑤每卷档案盒注明 年度、单位、归档件数、保存期限等内容） 分 类 核 审 （所有归档文件立卷后，归档目录送办公室领导审核） 归 档 （最迟在每年6月底前，将上年度归档案卷交机关档案室） 八、实物档案归档

收集整理 加盖归档章填写相关内容 计算机编制目录 将档案装盒

排列上架 九、 “三密”文件处理

（机要员） 收 文 分类登记 （机要员） 办 拟 （办公室领导） 呈局领导批示 （机要员） （相关处室） 办 结 转 办 存 档 （退机要室存档） 查 阅 销 毁 （存档之外的文件） 十、涉密档案查阅

提出查阅申请 （申请人员） 审 核 （办公室领导） 审 批 按申请及领导批准内容提供档案 （档案机要人员） （分管办公室局领导） 收回档案 （档案机要人员）

十一、《情况通报》编发

收 稿 （收到各科室转来的局领导签发的稿件） 拟 办 （从文字、提法等方面对稿件进行编辑） 送 审 （通过公文处理系统送室领导审批） 封发、归档 登记、编号 （①文印室排版后退文书室；②文书室向局领导和

②文书室登记、（①室领导签发后转文书室；编号；有关单位封发电子文件） ③文书室将电子文件转文印室） 十二、信息简报编发

约稿、采集 （①信息采编系统采集稿件；②从局领导和机关各部门推荐稿件中选取稿件；③向各地国税机关约稿） 拟 办 （①筛选稿件；②初核稿件；③编辑稿件；④调整篇幅；⑤编辑要目） （通过公文处理系统送室领导审签） 送 审 登记、编号 （①室领导签发后转文书室；②文书室登记；③编号） 核 对 封发、归档 （文书室编号后送文印室排版）

（文书室向局领导和有关单位封发电子文件） 十三、新闻稿审批

媒体记者根据采访内容、相关材料起草，或根据局领导要求和对外宣传的内容起草， 税收新政、法规出台的对外宣传 及时完成新闻稿初步审核，重点是政策导向、文字内容、是否适合对外发布等 照有关程序，当天或择机对外发布 及时对新闻稿内容进行审核、会核，重点是政策把关以及确认是否适合对外发布等

十四、新闻采访审批

媒体记者向区局提出申请，或区局向媒体记者发出邀请 区局对采访内容、方式、时间、地点、人员等进行核实，就是否接受采访，采访内容是否合适，对外发布及时间、对象、人员、地点等进行审核 按照批示确定的事项安排采访

做出答复、提出意见、做出批示 十五、省局市局网站信息报送

采 集 （根据省局网站以及市局网站信息系统要求采集、编辑信息，并报分管领 导审核） 审核签发 （报分管领导审核后，报室主任签发） 备份归档报 送

（（将信息底稿在一个工作日内归档） （经由领导签发的信息，通过专网报送，要求在一个工作日内报 送，确保准确无误） 十六、内外网站信息采编发布

采 集 （每天进行信息采集拟上网发布的文件、新闻信息等，报室领导审核） 审 核 室领导在一个工作日内对信息进行审核） 签 发 （对于涉及局领导活动的重要信息，报局领导签发；对于一般信息，由室领导签发） 布 发 （签发后的信息，一个工作日内在网站上发布，确保准确无误） 归 档 （将信息底稿在一个工作日内归档） 十七、网站安全事故应急处理

发现问题 （监控检查网站页面文件完整性和查看系统日志，一旦发现有网站页面文件篡改或系统 遭破坏，即时做出响应措施） 分析处理 （对于网站内容被增删改、应用系统出现故障等问题，办公室直接进行处理；其它问题，向 分管领导、室领导报告并通知信息中心，协助其进行处理。在发现问题后两小时内完成） 隔离主机 （在确认有网站页面数据篡改之后，立即将主机进行隔离，一小时内完成） 页面修复 在对主机隔离之后，即开始页面恢复工作。利用技术手段分析排除已有的安全漏 洞，并对网站系统进行安全加固，减少安全隐患） 恢复运行

（在确认页面数据修复之后，一小时内可恢复系统运行） 处理结果 （问题处理结束后一周内撰写《事件处理报告》并报分管领导、室领导，制定改进措施） 十八、处理人民来信来访

信访岗初步接谈，做好接待记录 信访岗根据接谈情况，写出谈话记录和拟办意见，提交局领导审定 按局领导意见交相关处室处理 （①按照属地管理原则，开具转办单到市州局；②相关处室7日内向信 访岗反馈是否受理信访件，如不受理，书面告知原因） 已受理的信访件，各处室15 日内向信访办提供答复意见 信访岗初核 （①如有不同意见，沟通协商；情况复杂的，请示领导，达成一致意见； ②初核无异，报领导审核） 领导审核同意 30日内向信访人出具答复意见

十九、来信信息处理

来信登记 （收到信件后3个工作日内登记来信信息） 办 理 （根据信件内容在15个工作日内采取不同方式办理） 报 上 交 办 （①将信访事项交给有关单位或负责同志办理，要求反馈办理结果；转 送 （①将来信事项转送有关单位；②办理方式是发函转送、附转送单转送） 通 报 （向区局有关领导报告、向有关单位主要负责同志通报来信的有关情况） ②对于来信反映的突发、紧急情况，需要及时叫有关单位办理的，也 可采取传真、打电话等方式交办） （①办理方式有原件上送、摘要上报、综合上报；②上报来信信息 需要核实的，先核实后上报） 回 复

（对于领导交办的具体来信事项，根据业务处室的处理意见对来信人做出书面回复） （①对已复核不再受理的来信、不需办理的重复信或其他不需要办理的来信一般存储；②存（来信一般在60日内办结，特殊情况经批准后延期，延期不得超过30日） 信按时间顺序打包，定期销毁） 储 存 督查督办 核 审 （认真做好信访事项的反馈信息处理；不符程序的提出改进意见；处理不来访信息处理 。 妥的交承办部门继续办理） 来访登记 （当日对来访信息进行登记） 接 谈 （①接谈人员听取来访人陈述，登记主要内容。②需有关部门处理的，出具转送单） 办 理 （对来访内容在15个工作日内采取不同方式办理） 督查督办

备 案 （对终结来访事项的材料备案） 特殊情况处理 （①来访人有扰乱公共秩序、妨害国家和公共财产安全等行为经劝阻无效的，由相关部门负责交二十、机关财务开支 公安机关处理。②来访人在接待过程中患病需急救的，通知医务人员，必要时送医院救治） 领报人签字 科室领导意见 财务室审核 分管科室领导审批从机关经费列支 分管机关财务领导审批

财务室核销报账

二十一、专项经费开支

领报人签字 科室领导意见 财务室确认 分管机关财务领导审批 核算中心核销报账 二十二、日常值班 ①接收、办理局外会议（活动）通知；②接转外单位电话，作记录（值班人员） 科室专项经费列支 登记（值班人员） 拟办（办公室领导） 呈局领导批示（值班人员） 转 办 办 结

二十三、夜间及节假日值班

①接转电话，作记录；②接收文电、传真；③接收紧急重大情况报告（值班人员） 登记（值班人员） 拟办（办公室领导）

催 办 转 办 呈局领导批示（值班人员） 办 结 办公室岗位风险防控要点 岗位名称 风险表现 风险 等级 防控措施 1、加强管理制度建设，对公文处理、机要保密、宣传、财务等方面的制度规1、在公文、保密、财务等工作中把关不严，造成工作失误等情况。 2、在公文处理过程中审核不严导致公文格式不规范、行文不规范文种混用； 3、在印章的使用过程中，对用印审核把关不严，没有在用印范围内使用印章；印章遗失、被盗。 定进行进一步充实和完善，使相关工作更加科学和规范。在此基础上，采取有效措施，加强跟踪督查和责任考核，促一 进机关公文的规范高效运转。严格做好机关发文核稿工作，认真审核科室发文的格式、规则以及文字的规范性和正确性，机关办文差错率逐步下降，公文运转进一步协调顺畅。 责任人 负责人 主任岗 2、在对机关各项财务制度修订完善的基础上，坚持按制度、按程序、按预算办事，狠抓机关接待、资产购置、报销审核、项目审批等方面的管理，切实规范机关财务收支行为，推动节约型机关建设。 3、结合本部门的实际情况抓好《全国税务机关公文处理实施办法》的落实，加强公文处理能力的基本业务知识的学习，在工作中精益求精，善于学习和积累，摸索规律，广为借鉴，不断提高； 4、严格执行印章管理使用规定,印章由专人管理和使用，在保险柜内存放，严禁将印章带出局外使用； 5、严格按照印章的使用权限、范围及有关规定，管理使用印章。 机要保密岗 发生重大失泄、密事件。 一 在信息、宣传工作中，发表违法言文秘写作岗 论，未按相关审稿程序，出现失实报道和泄密事件，提供虚假新闻。 二 1、严格执行各项保密法律法规，遵守保密工作纪律，严格按照有关规定保管机要文件； 2、开展局机关日常保密自查及检查，并检查中发现的保密安全漏洞进行及时整改完善； 3、根据税收政策的调整，及时调整保密范围和密级。 1、严格遵守写作纪律，忠于职守，实事求是，廉洁奉公，把握好宣传口径，严格保守国家机密； 2、严格执行信息、宣传稿件审核制度，税收宣传稿件涉及税收政策文件、政策解读、领导重要活动报道、全局性会议、领导讲话、重要言论、重大案例、重要统计数据对外发布的，必须经本级办公室履行审批程序； 3、严格媒体采访管理，新闻媒体对国税机关及其工作人员有关税务工作的采访，统一由办公室受理、协调、安排，未经安排，各级国税机关和工作人员不得擅自接受新闻媒体采访。 1、没有及时对内外网站栏目、信息进行维护和监控，造成网络安全隐患； 网站管理岗 2、在政务公开过程中信息审核把关不严造成泄密等情况。 二 在办理信访事项时，未按《信访条信访管理岗 例》和省市局有关文件的要求办理信访事项，而造成严重后果。 一 1、认真落实省局和市局有关网站管理的各项制度，适时提出网站管理的和建议； 2、认真贯彻落实《政策信息公开条例》，全面加强政府信息公开工作。建立健全政务公开工作保密安全责任制，实行信息三审制（初审、复审、终审），确保主动公开和依申公开的政府信息不失密不泄密； 3、严格依照《中华人民共和国秘密法》及其实施办法规定，对拟公开的信息进行保密审查，凡属国家秘密或者公开可能危及国家安全、公共安全和社会稳定的信息，不得公开。 1、严格遵守国家相关法律法规，认真执行国务院《信访条例》和省局、市局有关信访方面的文件规定，做好信访工作，认真处理来信、接待来访，倾听人民群众的意见、建议和要求，接受人民群众的监督，努力为人民群众服务； 2、畅通信访渠道，为信访人采用本条例规定的形式反映情况，提出建议、意见或者投诉请求提供便利条件。坚持 1、财务收支把关不严，造成国有资产损失； 财务管理岗 2、财务印章管理不规范，造成资金流失。 一 属地管理、分级负责，谁主管、谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则； 3、健全事前预警防范机制，认真落实领导包案责任制，推行信访工作政务公开。建立矛盾纠纷排查机制，加强信访问题和矛盾的源头治理，关注重点时期和重点群体，做到日常排查与重点排查相结合； 4、健全事中信访处置机制，制定信访应急预案，对突发信访问题和重大群体性事件，要迅速提出处置意见，及时上报分管领导和有关部门，全力做好信访接待工作，疏导群众，化解矛盾。 1、严格执行国家各项财经制度、法规和国税系统制定的各项财务管理制度、办法； 2、加强对财务原始单据的稽核，对不真实、不合法的原始单据或记载不准确、不完整的原始凭证，不予受理； 3、严格执行年度预算，对无预算或超预算项目，不予办理支付手续； 4、严格按照国家资金管理和银行结 算制度的规定管好单位的货币资金，不签发空头支票，不将单位的银行帐户出租或出借给其他单位或个人办理结算业务； 5、妥善保管有关财务印章，由会计和出纳分别保管。

办公室权力清单

一、印章管理权 1、权力范围：

（1）以该局名义发出的公文； （2）该局与有关部门的联合发文；

（3）经局领导批准开具事务性工作的介绍信； （4）经局领导批准的出国（出境）人员批件、报表、经费拨款单、资格证书、荣誉证书、离退休证书，或经局领导授权办公室负责人批准的有关事项等。

（5）经局领导批准的其他事项。 2、权力依据：

比照《XX省国家税务局印章管理办法》第一条规定“XX省国家税务局（以下简称省局）印章（行政印章）由办公室设专人保管和使用，省局党组印章由人事处专人管理和使用，局内各单位的印章由本单位专人管理和使用。”

二、机关财务管理权

1、权力范围：按照《会计法》、国家统一财会制度和局机关财务管理制度，对单位各项收支活动进行有效日常监督和专项控管。严禁超出规定范围、限额使用现金，严禁以任何方式套取现金、坐支现金。

2、权力依据：比照《XX省国家税务局机关财务管理实施办法（试行）》第四条规定：“机关财务管理实行统一领导、归口管理的原则。机关的财务收支活动，归口局办公室管理，由办公室主任负责。”

办公室岗责手册

根据工作实际，办公室内设主任岗、书记岗、机要保密岗、文秘写作岗、网站管理岗、信访管理岗、财务管理岗等岗位。

（一）主任岗

负责办公室各项工作组织实施。

（1）包括人员政治业务学习，实施办公室工作，督促检查工作落实情况；

（2）负责局重要文字材料的撰写和各种上报材料文字把关；

（3）搞好调查研究、信息宣传工作，抓好区局宣传报道工作。

（4）全面抓好加强机关管理和运转工作。

（二）机要保密岗

（1）负责贯彻执行上级部门有关保密工作的方针、政策、指示和决定；

（2）负责依照保密法规，制订局及系统保密规章制度，组织划分、调整国税工作中的保密范围和密级，并监督实施；

（3）负责局机关日常保密工作，并配上级和地方保密工作机构，加强对局机关保密工作的管理和指导；

（4）负责开展保密宣传教育工作，组织保密骨干业务培训；

（5）负责组织、配合上级保密部门的各项保密检查，并根据检查结果进行整改；

（6）负责局机关机要文件的管理工作，包括机要文件的签收、登记、传阅、整理、归档、移交、销毁；

（7）完成主任、副主任交办的其他工作。 （三）文秘写作岗

（1）编报区局国税工作信息、简报、专项材料，负责做好对市局的信息上报工作；

（2）负责本局新闻工作的统一组织、协调与管理对外新闻宣传工作；

（3）做好宣传资料的搜集、整理、存档工作，搞好宣传器材的保管、保养；

（4）完成主任、副主任交办的其他工作。 （四）网站管理岗

（1）负责区局内外网站的管理和发布；

（2）完成全局网页内容的录入、编排和更新。包括动态性内容，如国税情况、调查研究等的输入工作。

（3）完成主任、副主任交办的其他工作。 （五）信访管理岗

（1）负责处理人民群众来信来访工作，对来信来访进行登记、记录、分办、督办、催办；

（2）做好与局机关各科室以及市信访部门的协调工作； （3）负责信访工作制度建设和日常落实工作； （5）协调有关部门的关系；完成主任、副主任交办的其他工作。

（六）财务管理岗

（1）组织局机关日常经费的年度预算编制和决算编制工作；

（2）按照财务制度的规定，管理局机关财务收支，把好机关经费日常开支关；

（3）审阅系统集中支付资金的各类批文、票据、合同或协议，按预算、依程序把好系统集中支付资金关；

（4）组织机关财务各项管理制度、办法的制定与修订，并监督落实；

（5）对财务收支进行审核。对审批手续不全的财务收支应当退回，要求补充、更正；对违反国家财经纪律、财务会计制度规定的财务收支，不予办理；对超预算、超标准的支出，不予受理；

（6）妥善保管有关财务印章，由会计和出纳分别保管； （7）做好现金的日常管理，严格执行库存现金限额规定，不得白条抵冲现金，不得坐支、挪用现金；

（8）完成主任、副主任交办的其他工作。