文档管理

为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档 案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

第二章 存档规定

1、负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料首先必须按年度立卷， 各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照 本制度的规定分别立卷归档。

2、各部门负责人均应指定专人负责收集本部门的档案、资料并督促其及时、定期将文档交至行政部进行分类归档。因工作变动或离职时应将经办或保管的 档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三章 文书档案立卷归档方法

1、文件资料的收集管理

（1）凡公司缮印发出的公文、会议文件一律由办公室统一收集保管。 （2）各部门会议文件由会议召集部门收集保管，并将备份交至行政部备档。 2、了解各系统、部门档案员的职责：

（1） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（2） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。 （3） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。 2、 归档范围

（1）重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典 型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

（2）上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计 划等文件资料。

（3）公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

（4）公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。 （5）公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工

作记录（表单）及工作简报。 （6）信访工作资料。

（7）公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

（8）公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。 （9）公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

（10）公司的历史沿革大事记及公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 （11）公司保密制度中规定的保密范围材料。 （12） 公司重要设备档案、财会档案材料。

第四章 归档流程

1、 首先应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷 使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 2、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐 全，加以整理，送交本部门档案员归卷。

3、档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保 存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。

4、根据佰尚公司目前工作状态，暂分为7大部门，该部门如下：总经办、行政部、人事部、财务部、销售部、策划部、工程部。

5、每个部门建立两组至三组档案，分别为人文、行文、业务往来文件。行政部根据工作特殊情况可指定更多组档案如公司机密文件、重大事项文件、涉外工作文件。人事部须建立员工档案，由人事专员负责建立。

6、行政部各项文件管理由行政部专人负责，所有档案分别依照已签批的时间、内容的项目进行分类存档。

7、人事部档案须依照员工入职、时间、部门以及个人资料进行存档并做好登记。 8、归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

9、绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

10、不同年度的文件不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

11、写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第五章 案卷的装订：

1、案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按 裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三 孔一线封底打活结的方法装订。

2、以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。